为什么使用Excel电子表格来管理OKR不是一个可扩展的解决方案?

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    彭瑞祥彭瑞祥
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    最近,我有机会和我们的一个客户谈了谈他公司使用目标和关键结果( #OKR#)的经验。这是一家位于硅谷之外的中型科技公司。他们的 CMO 将 “脚步灵活的创业公司 “确定为他们的主要威胁,并希望他的团队 “保持敏锐 “和 “执行力强”。他们决定用Excel表格 “试用 “OKR几个季度。

    以下是实施接下来的顺序:

    1. 部门领导向他们的团队简要介绍 OKR,并就如何界定 OKR 以及如何使其与公司和其他部门保持一致提供一般性指导。
    2. 经理和员工尝试在Excel模板中定义OKR。
    3. 这个模板对用户来说很难输入,而且出现了一些错误。
    4. 人们开始维护多个版本,并通过电子邮件共享电子表格。
    5. 有些人抱怨说他们的 OKR 被其他人 “覆盖 “了。
    6. 具有依赖性的目标和关键结果尤其困难–例如,”创建一个优秀的营销分析团队 “对于营销团队来说是一个重要的 OKR,而人力资源部门却没有将 “雇佣优秀的分析人才 “作为他们的 OKR – 这两个部门都在不同的办公室用自己的 Excel 表格工作。
    7. 统一是不可能的 – 随着计划的最后期限越来越近,人们只想 “过过眼瘾”,”起草 OKR 的工作”。人们很难将他们的工作如何影响到其他人,甚至是他们自己的部门。
    8. 经理和投稿人开始抱怨这项工作是如何 “费力 “和 “占用了他们的大量时间”。
    9. 那些需要向 CMO “汇报 “他们的工作进展的经理们过得特别艰难–他们不得不在会议前几周就开始准备,从各个团队收集 Excel 表格,清理数据并为 CMO 制作报告,使得这些报告在会议召开时已经 “过时 “了。
    10. CMO 的体验也不是很好 – 她必须等待评审会议的召开才能了解各团队的进展情况,只能依靠为这次会议准备的 “定制报告”。这些报告没有 “钻研 “能力,而且是静态的。更重要的是,这些报告每月提供一次,因此无法尽早向各小组提供反馈。
    11. 在工作进行了四分之一的时候,对 OKR 的实施情况进行了调查,”惨不忍睹 “和 “令人沮丧 “是最常见的回答。
    12. 最初对 OKR 的热情被戒备所取代,人们有可能将他们对电子表格的挫折感联系起来,认为是 ” OKR 的不足”。
    13. 创建一个 “灵活的执行团队 “的主要目标远远没有实现。
    14. CMO 和领导们决定结束电子表格的实验,在第三季度采用#Tita#作为 OKR 软件。

    正如上面的例子所说明的那样,对于个人用户来说,使用 Excel 电子表格来实施 OKR 并不是一个理想的体验。

    总结一下,Excel 的问题是:

    对于员工:

    • 输入数据很麻烦
    • 与其他部门和团队协调其 OKR 的范围有限
    • 容易出错和重复录入
    • 对他人的 OKR 的可见度有限
    • 管理人员和其他团队成员缺乏及时的反馈。
    • 缺乏与任务管理和项目管理工具的轻松集成,用户不得不重新输入数据,生产力受到影响。

    总的来说,这可能是一个令人沮丧的用户体验。

      CXO 经理 员工
    由于报告过时,难以获得“经营状况”的“真实图片”    
    缺乏简单而统一的UI来创建 OKR    
    缺少预先建立的 KPI    
    对齐方式和依存关系很难建立    
    获取问题的早期预警信号将很困难,因为问题已隐藏在电子表格中    
    缺少警报和热图可以防止对问题进行早期干预    
    计分错误不断    
    对 OKR 分级很困难    
    报告和审阅可能比较麻烦,并且只能以每月的节奏进行    
    保持每周签到的完整性可能是一个挑战    
    诸如“对话,反馈和审阅”之类的员工敬业度活动无法在电子表格中维护    
    OKR大使在设置偏好、可见性、访问控制,甚至对用户和部门进行有限管理方面的功能有限    
    输入数据很麻烦    
    与其他部门和团队协调其 OKR 的范围有限    
    容易出错和重复录入的情况    
    对其他人的 OKR 的可见度有限    
    经理和其他团队成员缺乏及时反馈    
    缺乏与项目管理之类的工具的轻松集成,用户必须重新输入数据,否则生产力可能会受到影响    
    总体而言,可能是令人沮丧的用户体验    

    对于管理者和OKR大使:

    • 计分错误是很普遍的。
    • 给 OKR 评分是很困难的。
    • 报告和审查可能是一项繁琐的工作,而且只能按照每月的节奏进行。
    • 保持每周检查的完整性可能是一个挑战。
    • 无法在电子表格内维持 “对话、反馈和审查 “框架。
    • OKR大使在设置偏好、可见性、访问控制、甚至对用户和部门的有限管理方面能力有限。

    对于 CXO 来说:

    • 在使用电子表格执行 OKR 时,不可能了解任何特定时刻 “业务状况 “的 “真实情况”,因为报告 “总是过时的”。
    • 获取问题的早期预警信号将是困难的,问题隐藏在电子表格中的概率将相当高。
    • 及时反馈和早期干预问题领域是一个问题,因此使用电子表格可能会破坏实施 OKR 的目的。
    • 当业务需要要求、取消或修改目标时,在使用电子表格时进行修改几乎是不可能的。

    电子表格仍然可以被小团队使用,特别是用于规划:

    电子表格从计算机的早期就被用于各种应用,如简单清单、预算、数据存储、数据清理、图表、财务模型和统计分析。电子表格仍然可以被小团队(10个或更少)用于有限的 OKR 规划目的。他们可以定义公司的 OKR,几个部门(一个简单的层次结构),并定义 OKR 和任务,但即使是一个小团队,他们仍然会遇到上面提到的所有问题,很快。

    结束语

    结论很明显,使用电子表格来实现 #OKR# 并不能满足一个严肃的组织或任何类型的用户 – CXO、部门主管、经理或员工的需求。

    有了像 #OKRs-E# 这样基于 SaaS 的高品质 OKR软件,公司真的没有理由再纠结于电子表格。使用一个伟大的直观的 OKR 软件可以提高团队的热情,帮助他们保持生产力和执行力的重点和一致性。团队成员不必担心与电子表格相关的问题,而是可以将优质的时间花在决定延伸目标、实现目标的创新方法、伟大的 “对话、反馈和审查框架 “上,以提高员工的参与度,并专注于执行。

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