绩效面谈是各级管理者最头痛的工作,但是业绩面谈对于落实考核的结果,实现业绩的持续改进和提高,形成良性的业绩管理循环有至关重要的意义。

高效的绩效面谈:绩效面谈的原则、技巧和面谈效果评估

一、绩效面谈的原则

建立并维护彼此的信赖,清楚地说明面谈的目的,鼓励部属说话、倾听而不要打岔,避免对立与冲突、优点与缺点并重,集中在绩效,而不在个性性格,集中于未来而非既往,该结束时立刻停止、以积极的方式结束面谈。

二、绩效面谈:重要地位与意义

绩效面谈是绩效考核中的重要一环,好的绩效面谈,是绩效考核成功的一半,绩效面谈是主管与部属建立信任,达成共识的重要一步,建立双方之间良好的承诺。

绩效面谈之目的在于讨论工作绩效,而并不讨论或涉及人格的问题;绩效面谈是注重在未来要做的,而不是既往已做的。当然,讨论未来要做的工作仍少不了要以过去的表现为基础。

三、绩效面谈有下列五项主要的目的应要达成:

1、对部属的表现双方有一致的看法。

2、指出优点所在。

3、指出待改进之缺点。

4、双方对某项缺点所订之改进计划看法一致。

5、协议下一个考核阶段,主管所希望部属做的事(亦即工作要项及绩效标准)

由于目的太多,不易在一次面谈中即全部完成,因而可以计划两次或三次面谈的机会。例如,在第一次面谈时包括第1、2、3、项目的;第二次完成第4项目的;第三次面谈再达成第5项目的。适当的准备对每一次面谈都是必要的。

四、绩效面谈准备:主管的准备

1、决定最恰当的时间:双方都能匀得出来,不受干扰,好办法:主管提一个时间再征得部属同意

2、决定最佳场所:单独一间办公室是最理想的场所,关上门,不宜让其他人看到里面进行面谈的过程,场所舒适让双方觉得轻松。

3、准备设备:桌椅安排使部属自在,椅子并排而不要隔着办公桌相对,可能的话,要有茶水供应。

4、集中资料:考核表格、其他资料放在身边,随手可得,可以有所依循。

5、计划如何开场:自然,能造成最佳面谈气氛,方法:先谈谈最近的大事,也可选择单刀直入

6、计划采行的方式

先谈部属的优点,再谈工作要项中需要改进的地方直接从表格开始,说出你的考核,并且每次只讨论一项;没有获致同意前不进行下一项在提出你的考核之前,先要部属说出他(她)的看法。或者让部属把表上所有项目都先说完,或者再逐项检讨时让他先说。采用和部属轮流发言的次序。

7、事先通知部属,时间要恰当(提前一星期,在之前两天提醒自填表格的完成情况),部属应该有足够的时间准备,部属清楚的知道面谈的时间、地点、目的,面谈需费时多久。

8、计划结论

要先想好什么方式、在什么时候结束面谈;把结论描述清楚,将尔后的计划交代清楚;结束语辞轻松。

9、保证不受干扰,确保没有电话、没有访客干扰,容易控制气氛

10、避免不适当的准备,不必请心理顾问公司给主管施以辅导,将被考核部属的性格、特征等描述分析给主管听,主管不要处心积虑为其所做之考核找理由准备去说服部属。

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五、绩效面谈准备:部属的准备

1、收集与先前绩效有关的资料。包括行为及成就详尽的资料,对于某些未完成及做得不正确的工作也应该说明理由。

2、如主管要求做自我评估,应先做一份。

3、预先把不在办公室时的工作安排好。这一点很重要,因为工作交代妥当,才能集中心思在面谈上。

六、成功面谈的技巧

1、应用的技巧:坦诚相见,把考核表拿给部属看,而不要藏起来。解释给部属听,为何你会这样考核。要记住你的考核是暂时性的,如果部属的意见让你觉得考核有错,你也要乐意地去更改。摘述要点。

2、运用面谈检查表自我评估:注重结果?注重实例?主观判断决定性原因?双向交流?建立目标?激励部属?

3、建立并维护彼此的信赖:面谈时如能促进彼此的信赖,那么花几分钟作应酬式的交谈也是值得的。怎样属于彼此互信的面谈气氛?

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4、清楚地说明面谈的目的:“今天面谈的目的是希望大家能一起讨论一下你的工作成效,并希望彼此能有一致的看法,肯定你的优点,也找出哪些地方有待改进。紧接着我们要谈谈你的未来及将来如何合作达成目标。”

5、鼓励部属说话:面谈一定要是双向的沟通,建立信赖的气氛

有些部属会迫不及待地发表意见,但有些却因为害羞或者畏惧不感说,建立信赖的气氛有助打开这种僵局。

鼓励部属:有些情况之下,主管必须提出具体的问题才能让部属说话;而有些情况下,用不着多少鼓励,他们就能无所拘束地发表意见。

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