你的一对一会议效率低下,你可以这么做!

 

这可能是一个有点争议的帖子,所以我想在进入我的论点之前,先把几件事说清楚:

  1. 我认为1:1会议可能是你作为团队领导所能拥有的最重要的会议。如果你没有定期与你的报告进行个人的、1对1的互动,你可能是一个糟糕的领导者。
  2. 我是这些会议的粉丝。作为个人贡献者、团队领导,我很喜欢它们,现在也很喜欢它们。
  3. 我认为像一对一这样的常规沟通习惯是将伟大的领导者与一般的领导者区分开来的原因。

话虽如此,我认为在过去的几年里,有很多障碍已经建立起来。我明白,对许多人来说,这些会议是神圣的,因为可以进行有意义的人际互动。同时,这不应该阻止我们去探索如何使这些会议更有效和高效。

这就是这篇文章的重点。

是否有办法在保留个人因素的同时改善这些会议?

让我们先来看看最佳实践建议是什么样子的。

当前针对1:1会议的最佳实践建议

现在,如果您要花几分钟时间四处寻找有关如何进行 1 对 1 会议的建议,您可能会认为“最佳实践”如下所示:

  • 应该是30分钟
  • 它应该每周发生一次
  • 您应该对所有直接下属执行此操作
  • 员工应该拥有议程并准备好讨论的主题

如果团队领导者在由五名直接下属组成的团队中遵循此建议,他们每周将在这些会议上花费大约 2.5 小时。这假设这些会议不会结束,这取决于人😄

这些会议往往感觉像是工作中的治疗会议,因此团队领导不希望在他们的一名员工正在发泄时中断会议。我当然不会对别人说:“嘿,很抱歉打断你,但你的 30 分钟已经结束了。”

这正是为什么 1:1 会议会随着时间的推移而变得低​​效的原因。 这种引力和情感的拉动使许多人无法客观地评估这些会议的有效性。

在我提出改进这些会议的建议之前,我想回到源材料,了解一对一的起源,并向您展示原始框架如何随着时间的推移而变化。

高产出管理:1:1会议的由来

所有的路径都指向来自英特尔前首席执行官安迪·格鲁夫( Andy Grove)的一对一会议,他是我认为是管理团队的最佳书籍 —《高产出管理》的作者。

在本书中,他介绍了 1:1 会议的概念。坦率地说,它看起来与上面概述的最佳实践建议有点不同。

1.) “他们应该是 30 分钟的会议”

根据格鲁夫的说法, “这确实没有答案,但下属必须觉得有足够的时间来提出并解决棘手的问题……我觉得一对一应该至少持续一个小时。根据我的经验,任何更少的时间都倾向于使下属局限于可以快速处理的简单事情。”

有趣的是,这与当前的最佳实践建议有点不同。

2.)“这些会议应该每周举行一次”

根据 Grove 的说法,“你应该多久进行一次一对一的会议?或者换句话说,你如何决定某人需要多久召开一次这样的会议?答案是你每个下属的工作或任务相关的成熟度。换句话说,某个下属对手头的具体任务有多少经验?”

有趣的是,再一次,与最佳实践建议有很大不同。

3.) “你应该对你所有的直接下属这样做”

根据 Grove 的说法,“在英特尔,一对一会议是主管和下属之间的会议,这是维持他们业务关系的主要方式。 ”

好的,最佳实践建议适用于此😂

4.)“员工应该拥有议程”

按照格鲁夫的说法,“它应该被视为你下属的会议,其议程和基调由他设定。 ”

好的,现在我们在最佳实践方面有 50% 是正确的。

关键要点

我展示起源故事的目标不是贬低当前的方法和例程:一种尺寸并不适合所有团队。

我的意思是展示从最初的建议中发生的变化,并通过提出一种新的 1对1会议方法(这也恰好更有效率的方法)来让你变得更加开放。

为 1:1 会议引入更有效的方法

在本文的其余部分,我将向您展示您可能会考虑的另一种方法,这种新方法可以:

  • 将您的实时 1:1会议数量减少 50%,每月至少为您节省 5 小时(并为您的团队节省另外 5 小时)
  • 提高 1:1 的效率, 减少会议前 15-20 分钟发生的尴尬和“刺激”
  • 为您提供比实时会议更有价值且更诚实的见解
  • 创建足够的结构,因此 1:1是真正的“员工会议”

以下这是它的工作方法:

第 1 步:安排每两周一次的 1:1 会议节奏

第一步是安排每两周一次的会议节奏,并将这些实时会议组合在一起,以便它们背靠背(早上或下午)进行。这应该发生在周二或周三。这一步并不完全是科学的。

你们中的一些人可能已经在说,“不不,这应该是每周一次,否则你无法尽快发现潜在的问题。 ”

真的!

继续执行后续步骤,我们有办法处理这个问题,但看起来会有点不同。

第 2 步:每周运行一次异步签到

这就是传统路径开始出现分歧的地方!

我们将创建一个反馈循环来捕捉这些潜在问题,并了解我们团队人员的总体情绪, 但我们不需要开会来做到这一点。我们可以异步执行此操作,并通过每两周一次的实时会议来补充事情……或必要时临时跟进会议。

这个怎么运作:

  1. 在 1:1 会议前大约 24 小时向您的团队提出一些问题
  2. 提出问题以衡量情绪、表现并收集讨论主题
  3. 响应应该只对团队负责人可见

Tita平台,我们可以帮助您设置这些模版来执行此节奏,这是我与团队进行设置的方式:

要问的问题:

  1. 你觉得这一周怎么样?(表情符号问题)
  2. 这周你的工作效率如何?(1-10 级)
  3. 本周进展顺利?
  4. 下周我们需要做什么?
  5. 我们是否应该实时同步这些反馈?(是/否)

你可以看到我让人们在周末填写这个节奏,但你可以轻松地将问题自定义为如下所示:

  1. 你对工作感觉如何?(表情符号)
  2. 本周进展顺利?
  3. 我们应该在 1:1 会议中讨论什么?

表情符号问题的一个主要好处是人们处理表情符号的方式与处理面部表情的方式相似。

收集回复,并使用这些数据来启动会议:

您可以利用这种洞察力来启动您的 1:1 会议。

这种方法的另一个好处是:您可以开始对趋势进行基准测试并随着时间的推移量化结果。

为什么这种互补方法有效

使用异步签入,几乎不会丢失数据。事实上,您可能会得到更好的数据。原因是异步通信具有下面列出的一些有趣的好处。

1.) 人们在屏幕后面更诚实

你是否见过人们在微博或微信上说一些他们当面不会说的事情?这被称为在线抑制效应,下面是它的定义:

在线抑制是指一个人在网上交流时,与当面交流相比,缺乏约束。

这可能看起来很明显。但可能不那么明显的是良性的在线抑制。

良性的在线抑制描述了一种情况,即人们从网络空间的无约束中得到好处。在网络匿名的帮助下,人们可以分享个人情感或以他们在现实生活中不愿意做的方式披露自己。

启示是,人们在屏幕后面可以更加诚实,你可以以积极的方式利用这一点,特别是在会议之前收集丰富的见解。

2.) 修改和创建清晰信息的能力

异步1:1签到的另一个好处是,它允许人们修改他们的信息,并建立一个更清晰的信息,而不是在会议上被突如其来的问题所困扰。

有些人不介意被放在现场。有些人宁愿有一点时间来思考和形成他们的想法。

再次,作为一个领导者,这有助于你捕捉到你可能无法在实时会议中获得的信息和洞察力。

3.) 记录可以被保存,并随着时间的推移被引用

异步1:1签到的另一个好处是,它可以自动创建一个运行记录,你可以在一段时间内参考。这可以帮助解决任何模棱两可的问题,因为它相当于将对话转移到 “长期存储”。

4.) 你可以利用这些信息,在你亲自会面时更有效率

这最后一点是不言自明的,但你可以使用异步签到,在你走进会议之前启动对话。因此,你可以加速对话,谈论有意义的话题,并减少破冰/小谈的时间。

主要启示

当异步沟通与实时互动和建立关系相搭配时,它可以创造额外的好处。虽然我不认为花时间当面建立关系是可以替代的,但异步通信可以起到补充作用,让你花更多时间建立关系,减少问破冰问题的时间。

最后总结

总之,我认为质疑目前形式的1:1会议的有效性应该是可以的,特别是考虑到这种形式与Grove提出的原始方法有偏差。

我可以理解,你想给你的团队提供空间,让他们做出诚实的反馈,并有足够的时间进行辅导,但你可以通过事先提出一些问题来大幅提高这些会议的效率。

这种方法可以极大地减少你的会议次数,同时保留1:1会议中最有价值的部分。我已经这样做了多年,而且很有效。

 

你的一对一会议效率低下,你可以这么做!

 


了解更多客户如何使用 Tita平台取得成果, 立即申请 《产品演示》

相关文章

在线客服

1642413149-20220117175229841 == 微信扫码 ==

分享本页
返回顶部