Tita 绩效宝:经理一对一会议简介

 

领导力专家和管理大师一次又一次地建议,经理与他/她的直接下属的一对一会议(也称为一对一,1:1)是经理们可以做的最重要的事情,这是建立更强大团队的有效方法。

“1:1 会议是您必须进行的会议,是您倾听、真正倾听团队成员的最佳机会,以确保您了解他们对哪些有效和哪些无效的看法。”

——金·斯科特,《激进的坦率》一书的作者

在本文中,我们将深入探讨什么是一对一会议以及如何有效开展这些会议的最佳实践。

什么是一对一会议

一对一会议是经理和团队成员之间的定期(每 1-4 周)会议,并包含团队成员的议程。

一对一帮助经理与他们的直接下属建立联系并建立信任,了解他们对自己的工作、团队、组织、未来职业和增长潜力的感受。此次经理-员工会议是公司沟通不可或缺的一部分,是连接团队成员、发现潜在问题和解决障碍的安全空间。

强调一对一会议应该主要关注员工的议程,而不是经理的议程,这一点至关重要。如果做得好,在一对一的会议中,员工可以提出深入的探究性问题、分享反馈、接受指导并回答棘手的问题。

总之,

  • 建立信任/建立个人融洽关系;
  • 与目标和期望保持一致;
  • 给反馈,要求反馈;
  • 指导、帮助成长、规划和支持职业成长;
  • 识别并解决问题/问题/阻碍;

一对一会议的好处

一对一的会议给员工、经理和整个公司带来了很多好处。

其中最重要的一项是它们有助于建立更好的员工与经理的关系。结果,团队生产力提高了,因为团队成员可以更快地解决障碍和问题,早在它们变得不可逆转或引起重大问题之前。

一对一的会议还有助于提高员工敬业度,因为团队成员感到被倾听和重视,他们有安全的空间来表达担忧、提出问题、讨论他们的职业机会、接收和提供反馈。

很难高估组织良好的一对一员工会议的影响,不要忽视经理工具箱中的这个强大工具。

一对一的会议频率和时间

经理们经常问他们应该多久与员工见面一次。

一对一会议最常见的节奏是每周一次每 2 周一次。安排一个重复的日历活动并尽可能坚持下去。只有在绝对需要时才重新安排或取消它们。

当然,您的会议频率可能取决于:

  • 团队成员的年龄(他们与任务相关的成熟度)?通常,更多初级团队成员需要更频繁和更长时间的会议。
  • 您与此人互动的频率如何?如果您每天都与某人密切合作,您可能需要每月只进行一次一对一的交流。
  • 你对这个人有多了解?通常,你会花更多的时间与新来的人相互了解,而不是与团队中的老手相处。
  • 你的团队规模,您拥有的直接下属越多,您可以投入到一对一上的时间就越少。

一对一会议的理想持续时间是30-40 分钟。较长的会议可能会让人感觉像是一种负担,并且往往会变得效率低下。

会议持续时间还取决于您与此人见面的频率:

  • 对于每周/双周会议 – 30 分钟就足够了;
  • 每月(或不那么频繁) – 最好安排1 小时;

一对一最佳实践

以下是高效的一对一会议的一些最佳实践。

在议程上进行协作

如果没有一个参与者有要讨论的主题,那么您很少会召开富有成效的会议。

这就是为什么在会议之前至少要进行协作和准备一些议程项目的原因。在会议开始前几个小时/几天让另一位参与者思考他想谈论什么。

一些常见的一对一会议主题可能是:

  • 更好地了解彼此;
  • 讨论问题或阻碍;
  • 分享有关绩效/沟通的反馈;
  • 分享对团队/组织的反馈;
  • 讨论职业方向/成长机会;

拥有一个共享文档,例如链接到日历事件的一对一会议记录文档,对于在一对一议程上轻松协作非常有帮助。查看100 个最受欢迎的一对一会议问题列表,以帮助您入门。

您可以采用的另一种做法是在当前会议结束时开始构建下一个会议议程。幸运的是,Tita 已经自动为您创建下一次会议的草稿(基于您的日历事件),因此您无需手动管理它。

做好准备

你的日程安排可能很忙,而且你的盘子里有很多东西。但这不允许您对一对一的会议毫无准备。查看您之前的会议记录并完成分配给您的操作项目(如果有的话)。

审查项目进度或其他人正在努力的目标。这样你就不需要问一个微不足道的问题,“X 的进展如何?” 它可以让您花更少的时间在进度签到上,而将更多的时间花在重要的主题上。

为了帮助您入门,我们Tita 准备了一份1:1面谈模版清单可以开始的一对一问题。

积极倾听

请记住,您作为经理的主要工作是倾听和帮助。一个好的一对一会议是你少说话,大部分时间仔细听。一对一与大多数其他会议不同。花一些时间进入正确的心态,在一开始就借助破冰船和个人问题的帮助,以便你们双方都能建立信任并敞开心扉。

通过积极倾听来表明您的关心。通过专注于您的同事并真正尝试了解他们的一面并从他们那里学到新的东西,让您的一对一变得富有洞察力。

一些帮助您积极倾听的简单提示:

  • 避免大部分时间盯着手机或电脑。
  • 不要试图立即填补沉默的空白。
  • 不要忘记跟进关键点(记笔记!)。

做笔记

写笔记时,您可以更好地保留信息,因此您可以做出更好的决定。

做笔记会让你在下一次对话之前有个坚实的开始,你不会忘记跟进要点。它可以让你回顾你之前与那个人的谈话,并了解这个人随着时间的推移是如何进步的。

笔记还可以帮助您记录您在会议期间同意的操作步骤,并在以后跟踪它们。

与您的参与者撰写和分享笔记显示了会议的重要性,显示了公开承诺。它促进了双方的责任感。

有些人喜欢手写笔记,有些人喜欢在在线编辑器或在线文档中写笔记。有些人甚至可能更喜欢录制视频跟进(例如,使用故事速递)。Tita的 1:1 面谈功能可以帮助您编写和跟踪 1:1 会议议程和笔记。

保持谈话随意

不要忘记本指南(和任何其他指南)只是一个建议。不要严格遵守任何模板或任何问题列表。每个团队和情况都是独一无二的,永远不要忘记这一点。

保持对话自然,因为它流动。当你专注于你的团队成员时,你就会明白这个人关心的是什么。这样,您就会知道如何与她/他交谈,现在要讨论什么,以及以后要讨论什么。

不要把你的一对一变成另一个你将在 30 分钟内完成并从你的待办事项清单中核对的待办事项。将其视为您作为经理的宝贵时间投资(也是最重要的投资之一)。‍

⭐ 专业提示:对话语气中的休闲一对一会产生最佳效果。

典型的一对一会议议程

每个一对一都是独一无二的,你不应该坚持任何预定义的模板。根据您的目标和团队优先事项制定您的议程。这就是为什么我们使议程和会议记录变得非常灵活,您可以从策划模板开始,但可以根据您的需要进行自定义。

这是您可以开始的常见一对一会议议程。

热身

从随意的个人问题开始。它将帮助您了解同事的情绪,并提示您在会议期间应关注什么。

建议的问题:

  • 最近怎么样?你这个周末干什么了?
  • 工作以外的事情进展如何?
  • 你正在阅读什么?

团队合作

询问有关团队合作、与其他团队成员的关系、个人对团队/公司的感觉等问题。

建议的问题:

  • 本周你的首要任务是什么?
  • 是什么阻碍了你现在的工作?
  • 什么进展顺利?你最近的胜利是什么?
  • 如果我们可以作为一个团队以任何方式改进,我们怎么能做到呢?

职业发展

了解您的团队/组织是否有助于个人成长、个人偏好、个人需要或想要提高的技能。

建议的问题:

  • 你现在想发展什么技能?我怎么能帮你呢?
  • 你觉得你的角色在成长吗?是什么让你这么说?
  • 在您的工作中,您希望我在哪些方面或多或少地指导/支持?

谈话要点/其他

就与您的团队相关的主题制定计划。另外,总是关于您/团队/您的一对一会议的反馈。

建议的问题:

  • 上次您提到您对 X 的情况感到沮丧并想尝试 Y 作为解决方案。进展如何?有什么改变吗?
  • 您对我们的一对一有什么印象?我们怎样才能让它们对您更有用?
  • 您想分享任何反馈或想法吗?

⭐️ 专业提示:不要忘记记笔记并跟进重要主题和下一步行动。

要了解更多信息,请查看Tita的一对一会议议程模板列表,这些模板将帮助您召开富有成效和有意义的会议。

概括

一对一的会议是作为经理要做的最重要的事情之一。如果做得好,它们会提高您的团队参与度和绩效,帮助您与团队建立更信任的关系,在潜在问题成为大问题之前发现并解决它们。

不要忽视定期进行有见地的一对一会议的重要性,你的团队会感谢你的!

在开始和管理您的一对一会议议程和笔记方面需要帮助?查看工具 Tita。

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