什么是 1 on 1 会议?

1 on 1 会议(发音为一对一或一对一会议)是一个组织中两个人之间的定期检查:通常是一个经理和一个员工。它被用来提供反馈,保持彼此的联系,解决问题,并帮助参与者在他们的角色中成长。 这种自由形式的、以员工为中心的性质超越了状态更新,是 1 on 1 的特别之处。它通常被认为是你可以拥有的最重要的会议,因为它为信任和富有成效的工作关系奠定了基础。 1 on 1 会议也可以在员工和他们的导师、他们老板的老板(跳级 1 on 1 )或任何有意义的地方举行。然而,在本指南中,我们将主要关注典型的经理-员工一对一沟通,这是持续的绩效管理过程的一部分。

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1 on 1 会议的好处

对员工的好处

作为一名员工,1 on 1 会议帮助你获得你所需要的反馈和指导,以便在你的角色中取得成功并在你的职业生涯中取得进步。通过倾听你的意见并及时给予指导,你的经理成为你成功的伙伴。 1 on 1 会议给你带来了安全感,因为你总是能根据经理的不断反馈了解自己的情况。如果你需要纠正方向,你会知道它,并希望能够及时解决它。1 on 1 也为你创造了一个空间,让你提出那些在繁忙的工作中难以提出的事情。 一项对 38,000名员工的研究发现,与传统的老板相比,拥有伙伴式上司的人可能会报告说生活满意度要高得多。

对管理者的好处

作为管理者,1 on 1 帮助你指导团队成员的发展,尽早解决问题,并提高员工的保留率。 为了释放你所管理的人的潜力,你必须与每个人接触并建立联系。建立真正的联系是没有捷径的。专注的一对一对话创造了空间和信任,以确保你知道你的团队成员在想什么,并采取行动让他们保持快乐和生产力。 盖洛普发现,当经理人每周(相对于每年)提供反馈时,团队成员更有动力去做出色的工作,并且通常更投入。 1 on 1 会议也是一个及时获得向上反馈的好方法,有助于你成为一个更好的管理者。通过询问你的团队成员,你如何能更好地支持他们,你会得到有用的信息,了解作为一个管理者对你的期望,以及你如何能在你的角色中改进。

对企业的好处

公司的成功取决于经理们在与团队成员联系方面所做的努力。因此,一个健康的 1 on 1 会议文化不仅对个人有好处,而且还能影响你的业务底线。 谷歌的 Project Oxygen研究表明,经常与他们的报告进行1 on 1 会议的经理人往往比没有这些检查的经理人在业绩上得分更高。因此,在一个组织中,1 on 1 的次数越多,普通经理的业绩就越好。 除了经理的成功和企业的成功之间的联系,定期的 1 on 1 会议也是提高参与度的一个伟大工具。当每个员工都有机会向他们的经理询问组织的发展方向以及他们的工作如何融入大局时,他们就会对你的组织更加投入。而参与度是保留和生产力的一个已知指标。

1 on 1 会议参与者的提示

频率:多久开一次会

许多经理问自己:我应该多长时间与我的报告进行一次 1 on 1 会议?一个月一次就够了,还是一定要每周一次?答案很简单。首先养成 1 on 1 会议的习惯才是真正重要的。撇开最佳做法不谈,你需要找到一个适合你和你的团队成员的节奏。不过,有一些经验法则你可以考虑。 1 on 1 会议频率的甜蜜点是每星期或两星期举行一次30至60分钟的会议。每周一次的1 on 1 会议应该是默认的。但根据合作的深度和报告的数量,你可以减少1:1会议的频率。如果你和你的报告密切协作,每天都能聊一整天,可以考虑每两周开一次会。如果有五个以上的团队成员,每隔一周开一次会也是可以的。 每月一次的1 on 1 会议应该是例外,因为一个月内可能发生很多事情,你有可能与你的人失去联系。

地点与形式:在哪里和如何见面

面对面的对话提供了最丰富的沟通形式。因此,只要有可能,就亲自会面。如果你不能亲自到场,与其取消会议,不如转到下一个最重要的媒介:视频。 当你们都在同一个办公室时,一个小会议室往往是最方便和安静的空间。一旦你有一个坚实的 1 on 1 常规,考虑通过偶尔离开办公室来增加一些调料。

为 1 on 1 会议做准备

为 1 on 1 会议做准备,可以确保没有任何重要的事情被遗漏,而且你可以最好地利用两个参与者的时间。不要急于制定僵硬的议程,只需写下一些你想在会议期间提出的谈话要点。 提前想好要讨论的话题,也能让你在会议中简明具体。这有助于你显得更加自信和专注。你也可以分享你的谈话要点,这样对方可以为即将到来的会议做更好的准备。 想让 1 on 1 会议以员工为主导?在会议前与经理分享谈话要点,“让员工以他们想要的方式引导谈话,” Reddit的人员和文化副总裁Katelin Holloway说。

1 on 1 会议记录

创建一个关键成果的摘要并与其他参与者分享–无论是在会议期间还是在会议之后–有助于消除误解。它也使你更容易跟进你所谈论的事情。此外,你可以做私人笔记,对 1 on 1 会议的情况进行个人记录,并捕捉关键的收获,供将来参考。 无论是否做笔记, 1 on 1 会议都是有价值的,所以做任何最适合你的事情,养成定期开会的习惯。但要认识到,几分钟的笔记可以起到很大的作用。

1 on 1 会议工具

与其他会议一样,有几种方法来管理你的 1 on 1 会议。 最基本的解决方案是有一个经常性的日历事件,并在一个物理笔记本或你选择的记事应用程序中做记录。 如果你想更上一层楼, 1 on 1 会议软件可以帮助你在议程上进行合作,并跟进你的讨论。这些工具可能提供的一些功能。

  • 事先与对方分享谈话要点,事后添加共享笔记。
  • 如果你有不想立即与对方分享的想法,可以创建私人谈话要点和笔记。
  • 为定期检查和特定主题(如目标设定或职业发展)定制 1 on 1 模板。
  • 如果 1 on 1 会议工具是绩效管理软件的一部分,你也可以通过回顾对方的目标,他们收到的反馈,以及你之前做的任何笔记,来轻松准备 1 on 1 会议。

HR 在 1 on 1 会议中的作用

让每个人都参与进来

一个成功的 1 on 1 文化只有在你让每个人,包括经理和团队成员,都加入进来时才有可能。人们必须愿意这样做,因为他们看到他们是有用的。 向人们解释对他们的好处通常不足以让他们形成习惯,并在他们以前没有做过的事情上投入时间。他们需要亲身体验定期 1 on 1 会议的好处。因此,从一开始就需要有承诺。 这就是人力资源和领导层发挥作用的地方。建立 1 on 1 文化必须是一个由管理层领导的自上而下的举措。对人力资源部门来说,这往往意味着首先要得到领导层的认同,然后帮助向整个组织传达新的方法。 大多数领导喜欢数据,所以要准备好分享参与度调查、离职面谈、360审查等的结果,以支持我们的建议。如果数据显示,例如,经理和他们的报告之间缺乏信任,或者经理经常被告知他们没有提供足够的指导和反馈,这将使你的 1 on 1 会议的理由更加充分。

用于 1 on 1 会议的人力资源工具

软件在推动 1 on 1 会议的采用和使其更有效方面有很大帮助。它还有助于提供一个跨团队和部门的一致的员工体验。 一个用于持续绩效管理的工具使得在 1 on 1 会议期间很容易参考最近的事件和活动。管理者可以跟进上一次的绩效评估,了解团队成员从同事那里得到的反馈,并查看目标进展。这就是把所有反馈和绩效数据放在一个地方的最大好处。 在一个地方记录正在进行的反馈对话,也有助于抵制绩效评估中的回顾性偏见,同时使审查或自我评估的准备工作更加简单。 在其中一些工具中,你甚至可以使用带有预定义谈话要点的 1 on 1 会议模板,为会议参与者提供讨论内容的方向。你可以定制现有的模板或创建你自己的模板,以指导你的团队进行更有成效的对话。 使用人力资源或绩效管理软件进行 1 on 1 会议,也能给你带来有价值的洞察力。经理们与他们的报告有足够的 1 on 1 会议吗?谁需要一个小提示?如果经理和员工的谈话不够频繁, 1 on 1 采用的数据允许你介入。

Tita 的 1 on 1 如何支持上下级进行一对一面谈

在 Tita 即将发布的 1 on 1 产品下,我们提供了结合管理者常见的沟通场景,为大家提供了丰富的沟通模板。经理可以在系统中安排自己的一对一会议议程,然后提前跟下属共享谈好要点,为一对一会议做好充足准备。HR 将在未来的几个月内,掌握企业内部上下级的面谈情况,为推动企业持续绩效管理做充足准备。

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