一对一是经理、董事和高管建立更强大的团队的绝佳方式。这个简单的过程可以帮助你建立融洽的关系,在问题变成大问题之前帮助发现问题,并与你的直接报告建立富有成效的工作关系。

一对一面谈综合指南

注意:免费开始体验 Tita一对一,与 Tita 进行更好的对话。很适合远程团队!

这是你能找到的最全面的一对一指南–我们会教你一切你需要知道的东西来开始。

如果你是一对一的新手,或者正在寻找复习以确保你在正确的轨道上,本指南是为你准备的。如果你是一名员工,我们已经创建了一个完整的团队成员指南,你应该查看一下。然而,我们将在下面涵盖其中的一些要点。

快速提示:这篇文章的灵感来自于优秀的《经理人工具》一书(我们得到了他们的许可来发布这个摘要)。如果你是一个经理,你也需要看看他们的博客。如果你想阅读更多关于一对一的起源,请查看《高产出管理》。这是英特尔首席执行官安迪-格鲁夫首次提出这个想法的地方,也是我们读过的最好的管理书籍。

我们已经分享了我们如何举行按需的一对一会议,这节省了大量的时间,同时保持了高质量的讨论。

关于一对一会议需要了解的内容

经理的角色很重要

首先,认识到你对一个组织的健康有多重要是很重要的。根据盖洛普(Gallup)的数据,在不同业务部门的员工参与度分数差异中,经理占了70%。

另外,50%的员工是因为他们的经理而辞职的。优秀的经理人和员工留任之间有明显的关联。

最后,经理与他们举行定期会议的员工,其参与度几乎是经理不与他们举行定期会议的员工的三倍。简单地说,作为一个经理,你如何沟通是使工作变得更好的一个关键途径。这就是为什么一对一的沟通是如此重要。

员工的作用很重要

作为员工,你可能会忐忑不安地给你的老板提供反馈,但许多经理都希望得到反馈,但却没有很多好的方法来获得反馈。大多数员工不愿意提供反馈,因为存在着权力的动态。

然而,对员工来说,这样做很重要。否则,管理者将没有改进的渠道。

与经理的一对一会议是如何进行的?

一对一会议是你与你的每个直接报告人的预定会议(通常每周一次),以检查和了解一切进展情况。这些会议通常是30分钟左右的时间。经理的工作是倾听,提出探究性问题,并发现改进的方法。让我们讨论一下下面的构件。

1. 定期安排

这些会议应该是你日历上的经常性会议,而不是你有足够时间时决定做的临时事件。通过使其成为每周一次的活动(并把它放在你的日历上),你向每个员工发出信号,他们很重要。这也有助于建立一种文化。

把这些会议看作是去健身房(或建立另一个习惯)。如果你想让团队给你更诚实的反馈,期望他们在第一周就能有效地做到这一点,这合理吗?

也许不是。

同样地,创造一种反馈文化也需要时间。你应该专注于一致性,结果会随着时间的推移而出现。

2. 为你的团队中的每个人服务

一对一是为团队中的每个人服务的,而不仅仅是表现最好的人。如果你与某些员工举行会议,而不是其他人,这说明只有少数人是有价值的。这增加了那些经常与经理面对面交流的人的参与度,但会破坏其他人的士气。这是迄今为止成功的一对一的最重要的组成部分。为你的团队中的每个人安排这些会议。

3. 约30分钟的长度

接下来,会议的长度很重要。如果时间太短,经理们就不会得到他们需要的反馈。如果会议太长,没有人愿意参加,因为时间太长。这就是为什么我们建议你将这些会议的长度保持在30分钟左右。

某些员工会比其他人更想说话,所以这可能需要定期超过分配的时间,特别是当你在讨论一些重要的事情时。30分钟的会议是经验法则,不是硬性要求。

我们强烈建议每个员工事先创建一个他们想谈论的项目的议程。使用这个一对一会议议程模板来开始。

4. 会议的个性化

不要在别人的耳边举行一对一的会议。某些员工可能害怕给出最真实的反馈,因为团队中的其他人可以听到他们的声音。如果你有一个办公室,就在那里举行会议。

如果你管理的是一个远程团队,我们建议举行异步会议–或者通过Zoom或Google Meeting开会。

5. 提出问题

一对一会议是一个由员工设定议程的会议,而不是由经理设定。这不是一个员工的绩效评估,而是一个问问题、倾听和指导的时间。通常情况下,我们看到经理们通过询问 “一切进展如何?”来启动这些会议。

我们建议经理们在这些会议上表现得像个侦探。收集反馈和改进是你的工作–即使事情进行得非常顺利,你仍然可以找到改进的方法,作为一个经理,变得更有成效。

发现这些见解的唯一方法是通过提问。我们建议在召开会议之前先问几个问题–这让人们有时间思考他们想谈的事情,而不是让他们实时出场。

我们建议问这些签到问题的一个版本:

  • 我们在XYZ项目上可以改进什么?
  • 作为经理,我做的什么事情目前是一个路障?
  • 如果你是我,你会改进公司的哪些方面?
  • 你期待下一步的工作是什么?
  • 本周最精彩的部分是什么?
  • 你想感谢谁?
  • 你还有什么想分享的吗?

可能没有必要每周都问这些问题,你可能会在其中几个问题上花更多时间,但这些问题对经理和员工来说都是很好的重温。在 Tita 中,你可以定制你所问的问题,然后让它们自动发送。

如果你使用 Tita ,你可以免费尝试这个节奏。你可以设置每周签到,并生成一份报告,在一对一的会议上使用。

6. 做笔记

最后,一对一的会议需要经理做笔记。有广泛的资料显示,做手写笔记有助于提高记忆力。也有一些比较柔和的原因在起作用。如果你坐在电脑后面,你有可能被Slack信息或电子邮件分心。

员工也知道这一点。手写笔记也是一个信号,告诉别人你在关注他们,它意味着一种承诺。当有人在会议上做笔记时,这是一个积极的信号,表明他们对你所说的内容感兴趣。

最后,笔记是一种记住事情的好方法。特别是如果有一个行动项目从一对一的会议中发展出来。

如果你在 Tita 进行异步的一对一会议,这已经为你解决了问题–你已经有了一个可以反复翻阅的答复记录。

一对一会议的目的是什么?

这些会议有大量的好处,我们在下面概述了这些好处。如果我可以总结一下,它们是在个人和专业基础上了解你的团队的好方法。这些会议给你带来洞察力,并帮助你为你的团队的每个成员创造一个独特的员工体验。

1. 建立更好的关系

第一个好处是,它使你有能力在个人层面上了解你的团队。在这种会议中,你可以发现是什么在激励着每个员工,他们的职业愿望是什么,以及你如何能够授权他们做他们最好的工作。

如果你管理一个由几个人组成的团队,很容易与你自然相处的人花费更多时间。这也是对时间和注意力的竞争。如果你不留出时间来专门通过一对一的方式了解每个员工,这肯定会在不知不觉中偏袒他们。

2. 捕捉潜在问题

没有一个团队是完美的,与他人合作的一个副产品就是人际关系问题的出现。一对一的好处是,你可以比通过其他机制更快地发现这些问题。

我们看到有两个关键的促成因素在发挥作用。首先,如果你安排每周一次的会议,这种节奏使你能在小问题变成大问题之前发现它们。虽然一个星期可以发生很多事情,但许多重大问题都是由一个小问题在几周(或几个月)内成长起来的。

其次,这些会议的私密性意味着几乎不用担心别人会怎么想(与每周的员工会议相比)。这里只有你和你的直接报告。

3. 讨论/诊断业绩

1:1会议也是解决业绩问题的好地方。再一次,由于频繁的节奏,你可以讨论绩效问题,而不需要等到绩效审查的季节。这是一个比年度审查更早的讨论问题的好方法。

4. 表扬伟大的工作

如果一对一有一种持续的负面气氛,你就做错了。虽然你应该能够指出负面的行为并纠正,但这些会议也是对员工所做的额外努力表示感谢的好时机。不要忘记说谢谢–这是经理们做得不够的事情。

如何安排一对一的会议

如果你是一对一的新手,我们将尽可能地保持简单。最重要的会议是你的会议。如果你带着太多复杂的东西去参加这些会议,你最终就不会去做。这就是为什么我们建议按照下面的结构来保持会议的简单。

1. 员工的最新情况

如果你是一个经理,通常这些会议一开始就问 “一切进展如何?” 在最初的15分钟里,问一些问题,深入了解他们对自己的工作、队友的感受,以及他们想谈的其他事情。

在这个部分,你可以发掘出激励每个员工的因素。确保做笔记,因为这将帮助你精心设计员工体验,使每个人的优势最大化。

专业建议:事先要求提供一对一的议程。这将有助于会议更顺利地进行。

2. 经理的最新情况

成功的一对一不是单向的对话,而是一种对话。突然出现的问题是很常见的,重要的是你要提供背景,帮助他们理解为什么会做出某个决定。

请注意,这是一个建议的格式,但重要的是,这是一个双方都觉得可以开放和诚实的对话。

3. 接下来的步骤

在最后的五分钟里,就下一步措施达成一致(如果需要)。作为一个经理,这就是为什么做笔记如此重要。如果一个同事提出了一个问题或改进建议,请把它放在心上,并尽你所能去解决它。同时,要确保沿途沟通进展。

如果一个员工表现出脆弱,提出了一个对他们来说可能很难讨论的问题,你的工作就是要为其做些什么。确保你事后跟进。

十一个更多的一对一会议问题

一对一成功的关键是通过提出问题(和后续问题)。我们汇编了一份你可以问的样本问题清单如下。

工作进展如何?

  1. 在即将到来的一周,我能为你提供什么帮助?
  2. 你工作中最好的部分是什么?
  3. 你的工作中最糟糕的部分是什么?
  4. 你怎么看待_________?
  5. 在过去的一周里,你学到的最大教训是什么?
  6. 看起来你并不喜欢________,你更愿意做什么?
  7. 看起来你很喜欢________,这是你感兴趣的领域吗?
  8. 如果你能挥动魔杖,改变关于________ 的任何事情,你会怎么做?
  9. 如果你是我,你会改变________ 的什么?
  10. 团队中谁的工作做得很好,值得肯定?

关键是要问开放性的问题。深入挖掘每一个回答,以发现动机和每个员工的热情所在。请确保沿途做笔记。

如何提高你的一对一会议的有效性

每两周安排一次一对一会议

第一步是安排一个双周会议的节奏,并将这些实时会议分块进行,使它们背靠背(在上午或下午)。

在 Tita 有一个异步的每周签到

你不需要通过会议来向你的团队或经理报到。相反,你可以在周五设置一个自动化的例行程序,其中包括我们上面列出的几个问题。在 Tita ,我们可以帮助你实现这一程序的自动化(免费试用)。

下面是 Tita 团队的使用情况。

根据个人的回答进行跟进

根据分享的内容,你可以直接在 Tita 中跟进,通过Slack,或安排一次同步会议。 Tita 的重点不是完全避免会议,而是帮助你优化你真正需要的会议。有了 Tita ,你可能不需要每周都进行一对一的同步会议,但每个团队成员的更新仍然很重要。

一对一面谈综合指南

结论:一对一会议是至关重要的

总之,一对一会议可能是你作为经理(尤其是新经理)的最有影响力的会议。利用这段时间,与你的每一位同事建立牢固的关系,并了解你如何能赋予他们成功的能力。


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