开会开到奔溃,如何使用电子邮件将会议时间减少50%

工作中您参加过很多会议,想想那么多会议,是否浪费了你大量的时间。

大多数都是低效的,最坏的是不必要的。

在大多数会议中……

  • 参加者没有在会议前做准备,因为这样他们很容易隐藏在一个会议中。
  • 参与者不专心,因为他们知道自己没有充分利用时间。
  • 参与者之所以会提前退出,是因为大部分时间都花在共享他们已经知道或与他们无关的东西的更新上。

但有一个解决方案,会议和电话会议 — 电子邮件

如果以战略性方式使用电子邮件,则可以消除大多数会议的“需求”,并将您花费在会议上的时间减少至少50%。

电子邮件比会议更具生产力,因为它可以产生周到的决策并推动进步,而不是产生即兴的闲聊和脱口而出的闲聊。

但这只有在您有效使用电子邮件的情况下才是正确的。

这里有一个如何做到这一点的例子。

一个电子邮件模板,你可以使用它使会议更有效率

为了帮助您了解如何使用电子邮件来改善会议,让我们逐步介绍一个假想的场景。

首先,我要说一个显而易见的事实-不幸的是,这对于很多人来说并不明显。

会议应该只存在于解决问题。如果会议没有明确的目的,就不应该开会

对于我们的假设,让我们假设您为AWc公司工作,并且需要弄清楚如何发布新产品。

与其将一群人放在房间里(或更糟糕的是,在电话会议上)来漫无目的地讨论这种情况,不如发送电子邮件给执行操作的小组。

1.陈述问题/挑战,包括决定的时间表和期限。

例:

“我们将于3月17日发布我们的新产品,并且需要锁定包括促销策略和现场活动的发布计划。该计划必须在30天后锁定。”

2.向小组提出一个特定的问题(或一系列问题)。

例:

“ 我们希望您对以下两个问题提供反馈:

你认为我们50美元的广告预算最有效的利用是什么?

你会建议我们做一个实况转播活动吗?”

3.提出一个答案,和/或说明前进的选项(由您或项目的其他相关人员创建)。

例:

“ 在与我们的营销团队的对话中,提出了三种潜在的策略。

促销策略选项包括投资于微信广告活动,聘请有影响力的人来促销产品或进行直接邮寄活动。

对于现场活动,我们目前正在考虑在National Widget Conference上购买展位或在我们的办公室举行发布会。”

4.征求人们的反馈,并邀请他们提出自己的潜在解决方案。要求他们一个回复的期限。

例:

“请在周五结束前回复此电子邮件,并分享您对这些潜在选项的想法,提出您可能有的其他想法。

我会跟进后续步骤-谢谢!”

发送电子邮件后该怎么办

如果你什么都不做,除了发送一封电子邮件,像上面每一次会议之前所概述的那样——或者任何发起会议的人都这样做——你的时间和你的团队将变得更有效率。

但是要充分利用此电子邮件模板,您需要做几件事。

根据收到电子邮件的人数以及您团队的动态,您可以要求人们直接回复您并自己整理回复,也可以让他们回复电子邮件主题中的所有人。

在大多数情况下,最好让他们只回复您,然后您可以在另一封电子邮件中总结对小组的答复,而不是淹没每个人的收件箱(并影响小组中其他人的想法)。

一旦你得到了回应,回顾他们,做两件事之一:意识到你其实不需要再开一个会议,庆祝一下你自由了!使用这些信息来指导你安排的会议。

例如,假设在我们的假设场景中,每个人都回答说他们认为微信广告活动是使用营销预算的最佳方法,但在如何安排现场活动方面存在分歧,也许有人也提出了新的值得考虑的现场活动建议。

然后,您可以向群组发送这样的电子邮件:

感谢您的回复!

似乎已经明确达成共识,微信广告系列是支出广告预算的最佳方式,因此营销团队可以继续进行规划。

关于现场活动选项的意见分歧,Susie还提出了一个有趣的新想法,这可能是在商店中发生的一个事件,可能值得考虑。

因此,让我们召开一个30分钟的会议来讨论以下内容:

•亚当将在会议上介绍购买展位的理由

•玛丽将为提出这个案例

•Susie将为这个事件讲解想法

我们将在会议结束时进行讨论并做出决定。

我希望您喜欢这个场景案例。

但更重要的是,我希望您了解这种方法如何使团队更具生产力,并最终使您做出更好,更快,更明智的决策。

(这还可以确保听到每个人的声音,这是一个重要的附加好处。)

如何应对人们的犹豫不决

这似乎是会议的一种明显更好的方法,但是有些人不会接受。

如果你想实现它,重要的是要了解你最初可能面对的一些阻力(或缺乏领悟)背后的原因。

通常,有四个原因导致人们不以这种方式使用电子邮件,而是默认使用效率低下的会议:

1.他们无法定义问题。

2.他们不确定自己想从别人那里得到什么,或者要求他们做什么。

3.他们害怕分享自己的观点(或不愿公开自己的观点)。

4.他们害怕其他人会对他们的想法说“是”(或“否”)。

这些都是有效的恐惧,但不是有效的借口,它们会阻碍您和您的团队。

所以,你必须集中精力去做更多的事情。

电话会议和会议通常涉及的是谁的声音最大,在会议中突然发生的事情 — 他们是即兴表演。

电子邮件迫使人们思考一个场景并考虑他们想要什么,他们需要什么,他们相信什么以及如何解决问题。它强制细节,这就是为什么它起作用。

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