项目和计划有什么关系?

项目和计划有什么关系?
来源:tita.com

领导不应该直接管人管事,而应该管计划;项目不应该被领导管着,而应该被计划管着;员工不应该按领导的指示做事,而应该按计划的安排做事。

——项目管理谚语

项目跟踪要跟踪什么呢?主要针对计划、任务和项目成员三个方面,是为了了解项目的实际进展情况而进行。如了解成员工作完成情况,了解整个项目计划完成情况等内容。

打靶原理

打靶的时候,你不能无限期地瞄准,而是应当先开枪,即使那一枪离靶心有点远;但这可以提供给你修正目标的依据,根据以往的经验不断修正,才能最终打到靶心。打靶原理最关键的是迅速行动,在行动中不断修正。

项目跟踪是必要的,因为它可以证明计划是否可执行,同时可以说明计划是否可以被完成。因为可以对计划进行检验,所以如果把计划和跟踪控制作为一个工作循环,计划就会得到适时的改进,因为跟踪过程中会发现计划的不当之处存在不少。

现实的项目中,有很多计划做得不够,这可以促使项目管理团队去改进和完善。项目跟踪实施人应该是项目经理,因为项目经理制订项目计划,并且项目经理有权进行工作的协调和调动。也就是说,跟踪的主要目的是给项目经理一个工作的参考。跟踪的结果和数据是“最好的教材”。

计划跟踪的作用

通过计划跟踪,可以了解项目状况并对后续的工作改进提供保证。

了解成员的工作情况

一个任务分配下来后,项目经理应该知道工作的进展情况,也就必须去跟项目成员进行交流,了解项目成员的情况。

“能不能按时并保质保量地完成?如果不能按时完成,需要什么样的帮助呢?”这是项目经理最关心的。如果这个信息没有被收集上来,那么项目经理就失去了对项目和计划执行情况的了解,也就失去可适时调整的时机。果真如此,后果可想而知,项目拖延、混乱……

调整工作安排、合理利用资源

如果项目组中有多人时,可能出现完成任务早晚的不同,完成早的不能闲着,完成晚的要拖后腿。这时就需要项目经理进行工作调整。跟踪结果和数据可以帮助项目经理完成这个工作、达到调整目的。

完善项目计划

项目人员多、任务复杂,这要求项目经理做出更为详细的计划。计划必须明确任务及其负责人,明确任务开始和结束时间及其保障条件。

这要求项目经理把整个项目分成若干部分,并详细考虑分工。项目经理的跟踪控制必然促使项目组成员更加详细、合理地制订自己的工作计划,最终形成一种可以乐见的情况——最终展现出的层次结构式项目计划。

发挥成员特长

工作分解后,应该按照个人的特长分配工作,特长就是效率。为此,项目经理必须了解项目成员的情况。

当然,在开始时项目经理也许并不了解每个团队成员的特点。计划执行情况的跟踪促使项目经理对成员进行评估,并根据评估找到相关信息,最终了解到每个团队成员的特点。

改进工作量估算

众所周知,工作量估算是项目管理的重点,更是一个难点。工作量的估计总是很不准确,简直可以说让人尴尬、令人惭愧。

对工作量的估算不佳在项目跟踪中表现为完不成任务/计划,或者工作超前。情况发生后,也必然促使项目经理去考虑工作量的评估(包括整个项目的工作量,各个任务的工作量),随着对估算的总结回顾,还可能导致整个项目计划的修改。

把控项目进展整体状态

对于复杂项目,在同一时间项目组成员会开展各自不同阶段的工作。此时,对于项目进展的把握往往比较困难。

如果项目阶段划分清晰,工作量明确,团队成员的工作统计真实,项目的总体进度可以由工具自动生成,也许还不够准确;但仍可作为一个参考,而且是一个比较好的参考。

对项目计划的跟踪控制,是项目经理主动去了解项目状态的过程。当然,我也建议团队成员要主动向项目经理汇报项目工作,尤其是工作中的问题。正所谓“没有问题就是问题”。

关于 tita.com ®
你是一名人力资源专业人士或企业CEO,正在寻找一个绩效管理系统来帮助你简化你的流程吗?那么我们就在这里为你服务。
因为在 Tita,我们专注于把你需要的所有工具集中起来,包括目标和OKR、反馈、对话、认可、激励、考核等,都纳入一个简单、易用的平台,让每个人都能更好地工作。

如果你已经准备好进行持续绩效管理,请查看我们的 Tita ,或者,今天就安排一次针对你个性化的 预约线上《产品演示》

联系我们

400-650-3180

在线咨询:点击这里给我发消息

邮件:kefu@tita.com

工作时间:周一至周五,9:00-18:30,节假日休息

1603943078-400客服

微信