每周复盘:提升时间管理高度

每周复盘:提升时间管理高度
来源:tita.com

永远努力在你的生活之上保留一片天空。

—— 普鲁斯特(Proust)

2008年,我到美国参加戴维·埃伦的课程,课堂上听到他一再强调每周复盘的重要性。从此,我再也没有放下这个习惯。

每周复盘的一小时,是一周168小时中最珍贵的一小时。这一小时让我得以从高空俯瞰生活的全局,这样充分地检视后,我的头脑才能获得真正的宁静。

落实第三个习惯“每日重开机”,每周检视不可或缺,坚持做会给你带来以下益处:

  • 处理大量琐事,而不身困其中。
  • 整合各种时间管理工具,组成STAR系统,成为推动任务后盾。
  • 明确长期目标,每周不断检视并推进。
  • 拥有清晰的大脑,面对突发状况时,做出最好的应变。

清空收件夹与晨间日记

每周复盘,首先要把一周以来的杂事和日记都整理一下。

即时通信:如前面所说,将即时通信工具清空,将重要信息加工成行动。

邮件:虽然每日清空收件夹,但是有时候非常忙碌,有所遗漏,就可以利用这段时间把收件夹清空。

笔记:本周与客户访谈,读书心得,自己的记录,等等。其中有哪些笔记需要加工成行动的,在此时都应快速浏览,加工成行动。

最后,阅读本周晨间日记,把七天做事的成果检视一遍。

检视时,可以在手边准备好笔记本,以便随手记录灵感。我会把检视后需要记录的事情写在本子的左页,在右页写上未来要做的事情。包括上周任务推动的情况,将杂事加工成行动及把检视日记时产生的想法加工成行动。

更新STAR系统

把信息更新到最新的状况,步骤依照STAR的次序进行。

日程表Schedule:回顾上周的日程表,虽然已经看过晨间日记,但还有些行程通过日程表才能回想起来。接着浏览未来一两周的日程表,可以从每个重要时间点倒推。浏览日程表是为了给即将发生的日程和约会做好安排和准备。

任务清单Task:检查任务清单,看上周推进了哪些任务,推进的状况如何。有需要的时候,也可以打开协同软件看看推动有无需要注意的事项。

行动清单Action:检查行动清单,将完成的行动打钩。每天工作,没有时间好好思考哪一件行动应该如何处理,这时间正好可以做这件事。

另外,也可以看看授权他人清单,看是否需要采取行动,督促伙伴动作加速。

参考资料库Reference:检查任务参考资料,如果对某个任务不放心,可以详细查看这个任务的参考资料。但我通常在检视时不看参考资料,只在需要时才使用它,这样可以减少检视所花时间。

由高空纵览全局

每周有一次从更高的视野复盘,才能确保短期任务和长期目标的一致性。刚开始建立每周复盘,重要的是清空收件夹。经过一段时间(半年或更久),专注点就转移到任务清单的更新上。再经过一阵子,目标及愿景和任务的匹配则变得最为重要。这就是从更高的高度复盘,把视野从蚂蚁的层次向飞鸟的层次提升。

从更高的高度复盘,要做到两件事:

首先,复盘年度目标及愿景图,每周复盘时正好可以检视自己是否往既定方向前进。有需要时,就加入一个新的任务,确保每周都朝自己的年度目标前进。

其次,检视“Someday/Maybe”清单。行动清单中,我有份“某一天要做”的次级目录清单,记录某些自己梦想的事情。

例如写一首歌、开始学做饭、画一本绘本、带儿子去坐青藏铁路、改善某段人际关系,等等。每周检视时看一下,或许删除一些,或许增加一些,说不定某些梦想可以在下周就付诸行动。

每周复盘:提升时间管理高度

来看看永锡老师的五年愿景。左下角,永锡老师想做白鹤拳老师,想画一本时间管理绘本;右下角,和太太的感情;左上角,幸福行动家是一片森林,有没有照顾好大家,和大家做好互动;右上角,在台湾和内地的事业版图,有没有做好平衡,联络好事业伙伴们。我会把五年愿景作为手机和电脑的桌面,每天都看到。

根据五年计划复盘近期的任务是否在向这个目标前进,自己花了多少时间在这些方向上,并思考下一步行动,将行动列入清单。

每年有52次机会检视自己,才能拥有真正幸福的人生。

——松村宁雄

如果你已经下定决心做好每周复盘,可以按照如下流程进行:

  • 先清空收件夹
  • 检视晨间日记
  • 本下周日程表
  • 思考下周任务
  • 检视年度计划

每次检视在1.5~2小时以内。我通常在书房进行检视,有时候想转换心情,就会找一个喜欢的咖啡馆。我经常出差,也常利用在飞机、高铁上的时间做检视。但我建议大家在学习初期用固定时间进行,以保证养成习惯,一般在周五下午或周末。

时间管理不是一门知识,而是一门知行合一的学问,一个自我管理的人没有一天从时间管理中停下来。认真做事情,用心过生活,这种不间断检视的功夫,不也和《大学》中的“苟日新、日日新、又日新”不谋而合吗?看来古人和今人都是在做好自我管理,只是情境和使用工具不同罢了。

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