项目管理文化:开展有效的总结会议

作为一个优秀的项目经理,如果你的团队一直在做一成不变的事情,那么渴望取得新的突破和成绩的想法必然不会轻易实现。然而想要做出改变也不是没有根据的猜想,而是要源自每一次项目结束后的总结

项目总结很重要的一个环节就是总结会议,但是很多总结会议都会让参与者们感到筋疲力尽,信心受挫,让他们对这样的会议产生厌烦希望在也不要开展这样的会议,所以让总结会议变得有效对于项目总结来说是很重要的事情。那么具体该如何做呢,需要注意什么呢?首先我们分析一下项目总结会议。

项目管理文化:开展有效的总结会议

项目总结大致分为三种:

  • 状态总结:评估项目成本、工作状态、进度和范围。
  • 设计总结:检查产品、服务、软硬件设计,已确定是否符合项目需求。
  • 过程总结:回顾项目进程,提出并讨论过程中出现的问题制定解决方案作出改进。

状态总结和设计总结是针对客观已成事实的事务的,所以并没有多少争议与麻烦,而过程总结会议则是对过往错误的认知和讨论,用来沉淀项目经验,在这个部分还是需要一定的技巧来保证总结会议的有效性的。

接下来我们列举一下总结会议中需要注意的地方。

第一点是会议要有一个明确的主题,才能让整个会议方向明确得到一个正确的清晰的结果。比如明确的告诉大家针对存在的问题做出讨论,制定解决方案,而不是没有任何章程的把大家聚集起来说我们开一个总结会吧。

第二点是建立团队成员正确的表达想法的方式。这里主要是在过程总结中会体现出来的,当团队成员想要反馈的问题会涉及一些关键人物的时候,他们可能会隐晦的提出问题来。比如研发团队一个产品需求的变更未通知所有人而导致有人出现返工。这个时候如果反馈问题的人员只是说“我觉得团队缺少沟通”,那么对于整个团队其他成员来说获得的只会是全盘否定的负面情绪,并不会什么实质性的作用。所以管理者需要让团队成员能够清楚的反馈问题,例如说“因为某个需求的变更没有通知到我,导致我的工作出现了误差,花费的工时超出了预期,希望下次可以通过某种方式将变更公之于众”。这种问题反馈不仅表明了现象,并且用该现象造成的后果来说明这是客观的反馈而不是不友善的针对,当然能加上最后的改进建议会更好,引发团队对问题进行讨论,得出被大家认可的解决方案。这里的原则就是明确的观点和客观的阐述,让大家能够认同问题和接受建议,而不是惧怕指责和惩罚产生抵触。

第三点就是总结会的结果应该被记录下来发送给每一个成员查看,让所有人都可以从总结会中受益,用已经出现的问题来警醒自己,实施新制定的方式来解决再次出现的问题。并且可以将问题列成清单,在下一次总结会的时候进行复查,去除已经改正的问题,讨论未得到改进的问题采用的方式是否合理。

项目管理文化:开展有效的总结会议

有效的总结会可以让团队打破墨守成规的项目流程,一点点的磨合出最适应当下环境最适合自己团队的项目开展方式,让新的突破和成绩不再只是期盼和想象。

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