风险管理是持续过程与系统方法

风险管理是持续过程与系统方法
来源:Tita.com

风险管理计划的开发并不能消除风险,困难才刚刚开始。既然计划被开发出来,就必须被执行。这需要对项目工作的持续监督以确保风险和风险效果不会变更。在项目控制阶段,项目经理监控项目以确保它持续地满足项目目标。计划内的风险也必须在监控程序的管理之中,以确保该项目仍然处在满足短期、中期和长期目标的正轨上。

风险管控应是持续的过程

在监控程序中,因为有风险计划,项目经理必须了解条件可能变更,可能需要开发额外的风险应对策略。更新现有的风险应对策略并再次分析已知风险的可能性也是必要的。如果识别了新的风险,项目经理必须准备修订风险管理计划的某些方面。关键是监控计划以确保它能持续有效,并且了解任何新出现的可能导致项目出轨的风险。

把项目风险管理作为定期状态审查会(项目例会)中的一项议程是持续风险管理的好方法。风险管理议程所占用的会议时间长短取决于已识别的风险及其优先级和应对难度。越经常开展风险管理,风险管理就会变得越容易。经常讨论风险,可以促使人们识别风险和机会。

风险管理必须通过机制与程序来保证

风险落实到项目计划中了,未必会得到执行。必须把风险管控当做项目中的日常性工作,该工作必须持续开展,这也必须通过项目控制的机制与程序来保证。

2014年12月31日23时,上海黄浦区外滩陈毅广场发生严重踩踏事件致使多人伤亡。2015年1月21日,上海公布“12·31”外滩拥挤踩踏事件的调查报告,认定这是一起对群众性活动预防准备不足、现场管理不力、应对处置不当而引发的拥挤踩踏并造成重大伤亡和严重后果的公共安全责任事件。

有媒体采访活动组织者和公安部门,他们回应:“事前,我们组织了大量工作人员在现场维持秩序……”

事故发生后,官方立即“叫停相关类似工作”“组织全方位检查”。

我将这种应对方法称为“一个人生病、全家人吃药”。当然,对此我持有不同意见。真正的风险管理措施至少应该包括:制订进入和离开的专用行进线路,避免交叉重叠;控制人流数量等。仅靠“组织大量工作人员维持秩序”是不行的。重申我的观点:试图用一个简单方法管理系统性问题是不可能的。

使用风险登记汇总表

应该将项目风险汇总成表,以便于管理和控制。表1-1是一个风险登记表的示例。

风险登记表的汇总

一旦完成或更新风险信息后,就可以获得风险登记表的汇总表。此表是对威胁和机会的简要总结,并且纳入月度项目业绩报告的范围内。对于每个风险,本文件应该提供关于风险的相关信息。

①识别和描述。

②对成本、进度、质量方面的影响。

③威胁暴露(无、中、高)。

④应对策略。

⑤策略实施的预估代价(成本、时间、质量等)。

⑥状态。

⑦应对责任人及计划完成的日期。

风险登记表示例

风险管理是持续过程与系统方法
表1-1 风险登记表示例

小贴士

• 一个常见错误是指出项目晚期的确定风险。

• 尽量使用标准的表述方法:“由于……所以有风险……其结果……”这有助于明确了解风险,并辨别该风险的起因和影响力。

实践反馈

通过采用风险登记表设定的正确分类法,我看到预算超支、进度拖延等风险果真在变小。特别是具体的风险应对行动对浇灭风险火苗的“萌芽”很有帮助。

——项目发起人

最需要落实的是使团队成员了解不确定风险必须包括在风险登记表中,而不是描述确定的事件。

——项目经理

风险登记表使我们深入探究,使我们用正确的句法描述风险,从而辨别出不确定事件的起因和作用。

——项目团队成员

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