如何使用5w2h方法完成任务

如何使用5w2h方法完成任务

项目管理(来源:tita.com)

您是否曾经制定过某种行动计划,从而以某种方式变成无所作为的计划?或者,也许您去过一次会议并收到了几分钟的记录,这些记录似乎与实际结果没有任何关系。您开始想知道为什么首先要参加该会议!5w2h方法是一种确保所有人都在同一页面上并按计划完成工作的好方法。这也是有效开会时间的重要指导,实际上意味着一些意义!

用它来实施新想法,作为业务流程改进和问题解决工具,甚至使会议保持高效和高效的格式。顺便说一句,5w2h是为改进业务流程而开发的,但是它也是记录和计划任何一系列动作的好方

通过5w2h方法将想法付诸实践

没有行动,想法就没有任何有用的目的。无论您是独自或与团队一起集体讨论新的行动方案,5w2h方法都是使事情进展的好工具。

设置一个包含七列的表格,或者创建一个带有副标题的列表。回答这些问题,您就可以制定可行的行动计划!

  • 必须做什么?
  • 为什么必须这样做?
  • 应该在哪里做?
  • 什么时候做?
  • 谁来做?
  • 应该怎么做?
  • 预算多少钱?

很简单,对吧?好吧,也许它并不像表面上那样简单。

分解要完成的任务以获得单个结果

您的任务可能包含许多动作步骤,在获得结果或所需的流程改进之前,所有这些步骤必须协同工作。而且由于您需要协调您的团队,并且在最后一名球员完成自己的任务后立即接球,所以这些任务需要精心安排。

什么,为什么和谁

您决定的步骤将填充“什么”列,而需要完成的原因则填充“为什么”列。即使参与整个团队,也要让一个人(或“谁”)负责完成每个动作。这使问责制更加明确,并且如果任务没有按时完成,也很难将责任归咎于他人。如果要避免拖延和临时降低优先级,则有时限元素或“何时”很重要!

为了对任何类型的项目进行责任分配,您可能还想尝试一下RACI矩阵。

地点,方式和预算

自行决定是否需要“位置”列。如果您在多个地理位置上工作,它可能会非常方便,但是,如果您从一个位置工作,则可能会没有用。但是,请记住,它可以用来指示首选的供应商名称或您的团队将在其中存储信息的位置。

“如何”可能也是一个有时会留空的字段。毕竟,您大概已经雇用了知道如何做工作的人,而微观管理或陈述显而易见的事情没有真正意义。但是,它确实是指出您特别希望遵循的任何方法或列出您希望团队遵循的标准的好地方。

如何在商务会议中使用5w2h

会议不应该只是谈话商店。最终,最重要的是要执行的动作,对先前动作的反馈以及做出的决定。如果您要主持会议,则需要记住这一点,并且使用5w2h方法记录要采取的行动非常好。

扫描会议记录时,与会代表将知道他们必须进行哪些工作,并在下次会议上提供反馈,而不必先浏览各个页面。

可以记录对先前操作的反馈,以使任何无法参加会议的人受益,但是下一步就是真正的“肉”,因此请将其放在文档顶部。最后,决策通常会导致采取某种形式的行动,但是仍然值得将它们记录为一个单独的子标题下的决策。这使您可以经常检查决策的一致性。

让5w2h为您服务

制定出色的计划与坚持下去并不相同。如果您希望精心制定的5w2h计划比其撰写的论文更有价值,那么后续行动很重要。这可能会召开会议,也可能不会召开会议,但是无论是否召开会议,您都需要确定审核日期。

Tita的项目管理软件可以使此操作变得更加轻松,并节省您和您的团队在会议室的大量时间。实际上,您可以通过以流程流的形式捕获相同的元素来完全放弃5w2h文档。这样就消除了团队中“我忘了”的借口,因为他们会在开始日期收到通知。这也意味着您可以持续接听那些超出计划的区域,而不必等待下一次会议或审阅。

无论选择哪种方法,进行中还是定期报告,都需要跟进。毕竟,即使是布置最完善的计划,也经常需要进行一些调整。而且,如果一切都按计划进行,那么您知道所有内容都将齐心协力就可以感到满意。

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