《项目计划、进度与控制》一书中詹姆斯·刘易斯博士讲到一个很有意思的故事。内容大致是这样的。
你需要将整个房子打扫一遍，于是请了清洁工公司来进行人员安排和成本预算。对你的房子进行查看后负责人给出一个结论打扫完整个房子预计需要40个小时，按照被安排来打扫的人20美元一个小时的价格估算，这个工作完工后你需要支付大概800美元。
按照项目的四重约束质量、时间、成本和范围来分析，打扫干净是质量需求、40小时是时间，800美元是成本，范围则是你的房子。
在即将开始工作的时候，你得到消息原本安排的人员发生了意外需要更换为22美元每小时的人来负责，为了保证项目的完成你不得不接受成本上的超支。此时原本预估的800美元的成本变成了880美元，你需要支付的成本已经超出了预估值。
一周工作后你来验收工作成果，结果被告知大约完成了80%的工作量，此时你只能选择让清洁工周末加班或者下周一再工作一天来完成整个项目，或者你可以接受目前在质量或者范围上的衡量出来的80%的成果结束这个项目。
这个项目的时间估算必然是存在偏差的，因为一开始负责人是按照某个人的工作效率去进行的时间估算，而实际工作的员工效率可能并不会如此，高或低皆有可能。但是如果作为管理者的你能在这一周的项目周期内每天去了解实际进度，那就能早一步知道项目会延期的情况，能尽早根据项目可能会出现的偏差作出改变让项目能保证其质量时间等其他条件。
当然只是了解项目的进度是不够的的，应该用挣值分析法来对项目进度进行分析。有了上面的故事做基础，解释挣值分析法就会相对简单一些。对于此种方法来是通过对三个方面的测量来说明一个项目运行的状态的，分别是：应该做什么即项目开始之前所做的计划；已经做了什么即截止到目前为止完成的工作量；消耗的成本。
在这个项目中应该做什么量化一下为800美元，已经做的即当前的进度值为800*80%=640美元，实际投入成本为880美元。那么截止到目前为止这个项目已经出现了240美元的偏差了。当然现在已经是验收项目的时间才来发现项目与预期的偏差为时已晚，这样必定会在其他质量、时间或者成本上做出更多的牺牲来保证项目的完成。
所以在管理项目中，应该在过程中去注重追踪进度，具体的频率可以根据项目时间周期来定。比如上述故事中项目周期是一周，那么追踪进度的时间就应该放在每天进行，如果每天都可以了解一下项目进度，在出现异常的时候用挣值分析法来计算一下项目偏差会带来的损失，及时提出新的方案来降低这个损失的值，或则投入更多的成本来保证不能打折扣的时间和质量。
想要成为优秀的项目经理，那么一定要丢掉只关心结果或只观察进度值是否符合计划的想法。要懂得分析当前进度值会导致的问题，懂得通过计算去降低无法估计的损失。
上千家企业使用 Tita 建立高绩效团队，改变他们的绩效、参与和发展方式，并取得业务成功！
2024精选上千套各行各业 《OKR案例库》 ，快速上手！
了解更多客户如何使用工具平台取得业绩增长,索取成功企业最佳落地一手资料，直观体验《新绩效一体化管理平台》，立即申请 《Tita 产品演示》 。
