项目管理4个重要技能

这里是项目计划和管理中四种常用工具的示例和说明,它们是:头脑风暴,鱼骨图,关键路径分析流程图和甘特图。此外,请分别参阅 业务流程建模 和 质量管理 ,其中除以下所示的主要项目管理模型外,还包含相关工具和方法。

这里的每个工具都有其优势和特殊目的,在下面的表中作为基本指南进行了总结。

常用项目管理技能的重要性

矩阵键:

= 头脑风暴

= 鱼骨/石川图

= 关键路径分析流程图

= 甘特图

集思广益

头脑风暴通常是项目管理和项目计划过程的第一个关键的创意阶段。请参阅 集思广益方法 的详细信息并单独进行解释,因为它在项目管理之外还有许多其他有用的应用程序。

与大多数项目管理技能和方法不同,集思广益过程的第一阶段理想上是自由思考和随机的技术。因此,对于许多主要优势在于系统和流程的人来说,它不是一种自然的方法,因此它可能会被忽视或利用不足。因此,在能够领导此类会议的团队成员的协助下,计划过程的这一阶段会受益匪浅,特别是可以帮助组织严密的人们进行随机和创造性的思考。

鱼骨图

鱼骨图主要用于质量管理故障检测和业务流程改进,特别是在制造和生产中,但是该模型通常在项目和任务管理中也非常有用。

鱼骨图可用于早期计划,特别是在收集和组织因素时,例如在集思广益期间。它们对于识别隐藏的因素也非常有用,这些隐藏的因素对于实现更大的活动,资源范围或过程的一部分可能非常重要。

鱼骨图不利于安排时间或显示相互依赖的时间关键因素。

在1960年代发明该技术的日本专门从事工业质量管理和工程的日本教授石川薰(1915-89)之后,它们有时被称为“因果图”和“石川图”。他的图显然被称为鱼骨图,因为它看起来像鱼骨。

鱼骨图的中央脊柱从左到右延伸,围绕该脊柱建立了影响最终结果(或问题)的因素图。

对于每个项目,因素的主要类别均被识别,并显示为通往脊柱的主要“骨骼”。

可以在每个类别中绘制“主要”元素或因子(在图中显示为P),并可以在其中绘制次要元素或因子(显示为S)。可以对每个类别进行此操作,并且在必要时可以扩展到三级或四级因子。

鱼骨图示例

项目管理4中常用工具

上图是一个非常简单的图。通常,鱼骨图有六个或更多的主骨进入脊柱。其他主要类别因素可以包括环境,管理,系统,培训,法律等。

鱼骨图中使用的类别应适合该项目。存在用于不同工业应用的各种标准类别集,但是,重要的是您选择的结构适合您自己的情况,而不是采用标准的类别标题集并希望它适合。

从简单的角度来看,此图是非常有效的计划模型和工具-尤其是用于“映射”整个操作。

鱼骨图用于项目计划时,“效果”显示为目标,结果或结果,而不是问题。

“问题”一词用于故障诊断和质量管理问题解决。有些鱼骨图的确会变得非常复杂,这在专门的质量管理领域中很常见,尤其是在系统已计算机化的地方。

该模型和关键路径分析图类似于 在业务计划和业务流程改进领域中用于 业务流程建模 的甚至更复杂的图 。

项目关键路径分析(流程图或图表)

“关键路径分析”听起来很复杂,但是它是规划和管理复杂项目的非常合乎逻辑且有效的方法。关键路径分析通常以流程图的形式显示,其格式为线性(按行组织),特别是时间线。

关键路径分析也称为关键路径方法-是同一件事-术语通常缩写为CPA和CPM。

关键路径分析中常用的工具是 PERT (程序/程序/项目评估和审查技术),这是一种用于识别相关和相互依赖的活动和事件的专用方法,尤其是在大型企业可能包含成百上千个相互关联的元素的情况下。当项目简单时,PERT通常并不重要,但是当项目规模和复杂性相当大时(尤其是在时间和相互依赖性问题至关重要时),它们可以从PERT方法实现的详细分析中受益。PERT分析通常会输入关键路径分析和其他更广泛的管理系统中,例如此处提到的那些。

关键路径分析流程图非常适合显示时序重叠或重合的相互依存的因素。它们还使计划能够根据时间表进行计划。关键路径分析流程图还可以进行成本核算和预算编制,尽管不如甘特图(下图)那么容易,并且还可以帮助计划人员识别因果要素,尽管不如鱼骨图(下图)那么容易。

这是创建关键路径分析的方法。例如,该项目很简单-制作油炸早餐。

首先记下所有问题(以粗略顺序列出资源和活动),例如:

组装陶器和餐具,组装原料,准备设备,烤面包,炸香肠和鸡蛋,烤培根和西红柿,摆桌子,热盘,上菜。

请注意,其中一些活动必须并行进行-至关重要的是,它们是相互依赖的。就是说,如果您尝试一次做一个任务,一次又一次地做油炸早餐,那么事情就会出错。某些任务必须先于其他任务开始,并且某些任务必须完成才能使其他任务开始。在进行其他活动时,需要将板加热。香肠煎炸时需要烤面包,同时培根和香肠在烤架下。鸡蛋需要最后炸。关键路径分析是需要做什么以及何时进行的图形表示。时间表和成本可以应用于每个活动和资源。这是制作油炸早餐的关键路径分析:

下面的“关键路径分析”示例仅显示了几分钟内的一些活动。正常的业务项目将使分析范围扩大到此示例的几倍,并且时间线将基于几周或几个月。可以使用MS Excel或类似的电子表格创建关键路径分析,从而可以计划和跟踪财务总计和时间总计。各种专门的项目管理软件可以实现相同的功能。但是请注意,要花几周的时间在复杂的计算机建模上,尤其是在早期阶段,一张精心绘制的图表(根本不需要计算机培训)就可以将90%的思想和结构摆放到位。(查看有关详细信息 曾经发明过令人难以置信的计划和通讯工具 ,并且价格仅为所有替代产品的一小部分。)

项目关键路径分析流程图示例

项目管理4中常用工具

甘特图

甘特图(通常误称为甘特图)是极其有用的项目管理工具。甘特图以美国工程师兼顾问亨利·甘特(1861-1919)的名字命名,他是1910年代发明的。

甘特图是出色的计划和预算模型,可用于轻松,快速地报告,演示和传达项目计划和进度,但是通常,甘特图不如用于识别和显示相互依存因素的关键路径分析流程图好,或用于从计划的所有详细因果关系或贡献要素中“映射”计划。

您可以使用MSExcel或类似的电子表格构造甘特图。每个活动都有单独的一行。为项目的持续时间创建一个时间表(早餐示例显示分钟,但是通常您将使用数周,而对于大型长期项目则使用数月)。您可以对时间块进行颜色编码以表示活动的类型(例如,激烈,短暂观看,直接管理,委派和从左运行等)。您可以安排查看并插入断点。在每一行的末尾,您可以根据需要显示活动的成本列。早餐示例仅显示了消耗品的资本成本以及人工和燃料的收入成本。这样的甘特图可用于跟踪每个活动的进度以及成本的运行方式。您可以四处移动时间段,以报告实际情况与计划情况,重新计划以及创建新计划更新。成本列可以显示计划,实际值和差异,并计算所需的总计,平均值,比率等。甘特图可能是所有项目管理工具中最灵活,最有用的,但请记住,它们并不太容易或明显显示出相关并行活动的重要性和相互依存关系,并且它们显然不会显示出完成一项任务之前的必要性正如关键路径分析那样,可以开始另一个工作,因此,您可能需要这两个工具,尤其是在计划阶段,并且几乎可以肯定的是,对于大型复杂项目。成本列可以显示计划,实际值和差异,并计算所需的总计,平均值,比率等。甘特图可能是所有项目管理工具中最灵活,最有用的,但请记住,它们并不太容易或明显显示出相关并行活动的重要性和相互依存关系,并且它们显然不会显示出完成一项任务之前的必要性正如关键路径分析那样,可以开始另一个工作,因此,您可能需要这两个工具,尤其是在计划阶段,并且几乎可以肯定的是,对于大型复杂项目。成本列可以显示计划,实际值和差异,并计算所需的总计,平均值,比率等。甘特图可能是所有项目管理工具中最灵活,最有用的,但请记住,它们并不太容易或明显显示出相关并行活动的重要性和相互依存关系,并且它们显然不会显示出完成一项任务之前的必要性正如关键路径分析那样,可以开始另一个工作,因此,您可能需要这两个工具,尤其是在计划阶段,并且几乎可以肯定的是,对于大型复杂项目。

甘特图示例

项目管理4中常用工具

甘特图(来源:tita.com)

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