如何控制好项目会议
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召开各种各样的会议是项目管理过程中必不可少的一种沟通活动。面对面的开会有其沟通的优势,同时开会也有其劣势。开会的时间成本高,在开会期间无法完成其他的工作,如果会议组织不当还会引起一些矛盾等。

一切围绕中心展开

我见过无数位任职超过三年的中层管理者在主持会议的时候,让下属把已经写在文本上的工作汇报再念一遍。还有许多会议的形式大于实质,仪式感大于解决问题。

但是,会议是用来协调工作、解决问题的!

在互联网网站领域,销售工作会议就是要切实解决客户服务的问题,编辑工作会议就是要解决如何做内容的问题。离开了这些会议的应有目标,会议将成为浪费团队时间的巨大黑洞。

因此,学会开会,就是首先要问自己“我要通过会议解决什么问题?达到什么结果?”

Nicole提议让会议时间压缩到22分钟,还建议站着开会、禁带手机等。鉴于很多项目常有“一定身份”的与会者参加,供参考。

如何控制好项目会议
22 分钟的会议时间

项目会议实践

实践中,一个有效的项目会议管理方法包括以下三方面。

(1)会前

• 确定可用时间或专门安排会议时间。

• 确定期望通过会议得到什么(通告、做决定、检查工作进度、收集信息等)。

• 确定会议主题并将其写入议程表中。

• 确定与会人员,并根据目标和内容确定何时开会、调查与会意愿。

• 与会人员传阅议程表的初稿。

• 收集并评估与会人员需要列入议程的请求/提议,然后提供适当反馈。

• 估计议程表上各事项所需的时间。

• 准备召开会议所需的文档及必要的后勤工作。

• 向与会人员传阅确定的议程表、会议目的、时间、地点、材料及其他信息。

• 开会之前向与会人员发送文档资料供其查看。

检查确认参加会议的情况。

• 在开会前一天再次和与会人员确认。

在内容大体不变的例会中,会议组织方面的问题应该变得自动一些。对第一阶段的关注越多,会议高效成功的概率就越高。

(2)会中

• 会议开始时快速提一下议程表上的主题及相关目标。

• 讨论针对内容制订的要点,确保遵守既定时间。

• 鼓励与会人员都平等参与,并收集与会人员意见。

• 总结讨论要点并评估会议多大程度上达到目标,然后结束会议。

• 如已确定团队将开展某些具体活动,可沿桌询问所有与会人员的分工、完成方法、时间及预期结果。

• 使用会议纪要可对会议效果提供有效支持。

(3)会后

• 发送会议纪要。

• 按照团队会议结论,监控会中和会议纪要中确定的活动是否正确执行,检查反馈。


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