一个项目管理办事处，简称PMO在企业这涉及到项目管理，规划和执行建立并实施最佳实践和维护标准，一组或部门。该项目办努力规范和项目执行中引起了重复的经济体。PMO还充当组织的中心枢纽，以提供项目文档，指导和成功指标。大多数PMO流程，方法和最佳做法都基于行业标准。
PMO的作用
PMO是组织中成功的项目管理方法的基础。该功能提供决策支持信息，尽管它本身不会做出任何决策。PMO通过确保以受控方式管理组织中的所有业务变更来支撑项目交付机制。PMO的主要目的是通过建立最佳实践，降低风险并确保在指定预算内按时交付项目来促进项目成功。那么这实际上意味着什么呢？PMO团队每天履行各种职能，包括：
- 制定标准和流程。
- 鼓励（或在必要时强制执行）这些标准和流程的使用。
- 管理项目资源。
- 报告财务信息，例如投资回报率。
- 提供培训和指导项目团队成员。
- 监视和评估项目绩效是否达到既定目标。
- 准备风险分析和行动计划以减轻风险
- 收集有关项目进度的数据并生成报告。
- 管理多个项目之间的依赖关系。
PMO团队的职责
战略性PMO可以实现组织中的战略变革。PMO差异很大。有些是标准化与项目相关的治理流程并促进资源和工具共享的手段。其他人则是卓越中心，还有一些人则将项目和计划工作与整个企业的公司战略保持一致。PMO通常充当企业项目管理工具和项目管理方法的监护人。通常，PMO中会有一名（或数名）专家可以使用任何与项目相关的软件来支持项目经理及其团队。这是利益相关者在PMO中的作用：
- PMO赞助商 -支持并指导PMO的建立和发展。理想情况下，PMO发起人将是主板的成员。
- PMO负责人 -建立并运营常驻办事处。
- 项目办公室负责人 -建立并运营临时项目办事处。
- 投资组合分析师 -促进优化投资组合的开发和持续管理，确保高层管理人员的决策能够通过交付项目来实现战略目标。
- 项目专家 -在促进项目管理方法和标准，实施良好的项目管理规范以及监视某些项目方面发挥积极作用。
- 项目官员 -通过以一致的形式收集和维护数据来改善计划和交付过程。
PMO与项目经理的角色
项目经理管理单个项目的约束（范围，进度，成本，质量等），而PMO管理方法，标准，所有风险/机会，度量标准以及企业级项目之间的相互依赖性。它们实际上在不同的级别上运行。项目经理负责实现其负责的项目的批准目标，而PMO负责实现企业的批准目标。
通常，PMO通过标准化以及可重复和可伸缩过程的执行来定义和维护组织内项目管理的标准。PMO还是有关项目管理和执行实践的文档，指南和度量标准的来源。PM的职责是在项目规划，准备和执行期间遵守PMO标准化的指南和实践。
PMO的关键成功因素
有许多关键的成功因素会影响PMO的成功。以下是一些值得讨论的关键成功因素。
- 行政团队的支持
- PMO利益相关者的支持
- 责任和能力领域
- 建立信任
- 确定抵抗的原因
- 与利益相关者成为合作伙伴
- 记录进度
- 公司内部的透明度
- 适当的沟通
- 一次迈出一小步
PMO的业务利益
对于任何计划管理办公室，至关重要的是，您要能够展示PMO如何提供切实有效的业务收益。以下是最重要的五个：
- 使项目组合与未来战略保持一致
- 在预算范围内按时按计划交付计划
- 了解项目组合中各个项目之间的联系和依赖性
- 改善计划团队内部所有利益相关者之间的沟通
- 提高对PMO和项目组合管理流程价值的认识
为了实现这一目标，您不仅需要优秀的人员，良好的流程，而且还需要支持技术。如今，看到如此多的PMO仍在尝试通过易于出错的电子表格来管理项目选择，优先级划分，资源能力计划和可交付成果，真是令人惊讶。
为什么要使用项目管理软件？
必须处理多个项目的团队不能依靠他们的记忆来保持他们的有条理。试图将所有内容保存在电子邮件中是灾难的根源。为了按时且在预算范围内交付项目，需要写下信息，绘制截止日期并共享文档。团队成员需要保持不断的沟通。这种信息会很快超过电子邮件线程和电子表格。当您的团队需要认真对待项目管理时，解决方案是获取项目管理软件。如果您的团队忙于最后期限，资源和可交付成果，则他们需要专用的项目管理工具，来帮助您的项目管理团队在项目中保持正常运行。
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