项目管理小心温水煮青蛙

项目管理小心温水煮青蛙
来源:tita.com

19世纪末美国康奈尔大学的科学家做了一个“水煮青蛙实验”。科研人员将青蛙投入已经煮沸的开水中时,青蛙因受不了突如其来的高温刺激立即奋力从开水中跳出来得以成功逃生。当科研人员把青蛙先放入装着冷水的容器中,然后再加热,结果就不一样了。青蛙反倒因为开始时水温的舒适而在水中悠然自得。当青蛙发现无法忍受高温时,已经心有余而力不足了,不知不觉被煮死在热水中。

项目管理小心温水煮青蛙
温水煮青蛙

项目管理过程中也会出现类似“温水煮青蛙”的事,这就是范围蔓延——不受控制的范围改变。项目过程中,由于各种各样的原因,干系人会加入“细小的”计划外工作,范围悄悄改变。项目管理者并不一定能意识到这种变化对项目的致命性破坏,直到有一天这些变化由量变引起质变,严重时会彻底摧毁项目。

项目范围改变的效果并不一定是负面的,这得看项目的实际情况。在某些情况下,产品功能改进对于项目业务来说也许是好的——只要能够很专业地处理这个问题。

对于公司内部的软件开发过程,额外的功能能够让你的产品比你的竞争对手更胜一筹。但是,如果你发布软件的时间推迟一两个月,那么这个优势就会丢失。通过控制开发费用并按时发布软件,你的项目就会取得成功,而不需要损失在软件制作过程中的灵活性。

范围蔓延的起因

项目范围蔓延产生的原因主要有两种:一种来自客户,一种来自项目组自身。

客户造成的范围蔓延

客户在项目过程中,一般会提出一些小的、略微增加一些工作量就能实现的工作。这些工作虽然与项目成果的特征与特性无太大关系,但会使客户更愉快、更满意。然而,这些细小的工作积累起来就会造成工期的拖延、费用的超支,而到了那时不仅是项目发起人对项目不满意,客户同样会对项目不满意。客户不会因为对项目组在项目过程中所做的额外工作的满意而抵消对整个项目延期的不满。更有甚者,尽管项目的延期可能是由于客户造成的范围蔓延引起的,但如果对这些范围蔓延不加以记录和确认,还可能会造成一些法律纠纷。

为了避免客户造成的范围蔓延,记住这一条原则是十分有用的:“决不让步,除非交换。”变化是客户的权利,但任何范围改变都需要通过正规的范围变更控制程序来完成,必须在项目工期、费用或质量等方面作出相应的、正规的变更。

项目组造成的范围蔓延

来自项目组自身的原因造成的范围蔓延同样值得注意,因为这种情况的发生是没有人买单的,所造成的损失只能由项目组或其所在企业承担。试图通过范围变更而增加合同额的“钓鱼工程”,只对不成熟的客户有用,对于成熟的客户这种做法只会自取灭亡。

项目组自身造成的范围蔓延较为隐蔽,它一般是由于项目人员的技术心态造成的。技术人员从技术中获得成就感的渴望促使他们不自觉地按照自己的兴趣,去创造一些没有必要的、不合理的、满足自身情感需要的产品。

因此,不仅清晰定义项目的需求和目标十分重要,定义清楚项目的边界(即决定哪些活动不属于项目范围),同样十分重要。

建立适用的变更控制系统管理范围蔓延

研发项目的范围蔓延是项目失败的重要原因,必须采取一些步骤来控制。

幸运的是,我们已经探索出可以遵循的一些规则来防止范围蔓延问题。让我们先来看一个警示性的例子,它能够帮助我们明白如果没有合适的计划和控制,事情会变得多么坏。

T&G公司为一家客户开发基于Web的三年期数据处理中心项目。鉴于双方过去良好的合作关系,T&G公司迫不及待地展开工作,没有项目计划而只有一个简单进度表。项目启动时,项目组有许多很有天赋的Java程序员,而他们所有的指导来自于他们并非项目管理专家的上司。

随着项目的继续进行,这家公司自身已经无法为它的员工发工资了,这对投资者来说像一个无底洞,对项目管理层来说也是如此。由于在开始工作的时候没有签定正式的项目合同,这个项目的范围不断改变,甚至每天都在改变,而所有的工作,从开发到销售和质量保证都因为不断改变的项目范围所带来的繁重工作而停滞。

可以使用以下方法控制项目的范围蔓延。

正式变更控制系统可以提供标准化、效果好和效率高的方式,来集中管理与控制项目的变更。项目的任何干系人都可以提出变更请求。尽管也可以口头提出,但所有变更请求都必须以书面形式记录,并纳入变更管理系统中。每一项记录在案的变更请求都必须由项目管理团队或外部组织加以批准或否决。必要时,需由变更控制委员会(CCB)负责批准或否决变更请求。变更控制委员会的角色与职责,应该在变更控制程序中明确规定,并经相关干系人一致同意。

在实践中,以下几点需要注意。

• 区分自己认为重要的东西和客户认为重要的东西;

• 把达成统一的项目发布目标细化成具体的工作要求,请记住使用SMART法则;

• 将项目分解成大的和小的进度表并获得客户的认可,定期跟客户沟通。

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