计划是用来改的——随时准备重新做计划

计划是用来改的——随时准备重新做计划
来源:Tita.com

制订计划的第一规则是随时准备重新做计划。

——项目管理谚语

技术人员普遍不太喜欢做计划,而技术专家成为项目经理时常会成为项目管理中的一派——“哥伦布派”。该派的典型特征是“出发前不知道去哪儿,到了地方不知道是哪儿,回来后也不知道去过哪儿”。总之,走到哪里就是哪里。

M公司是国内通信终端产品最大的ODM/OEM厂商之一,主要从事宽带通信设备、无线通信设备和网络视频产品的研发和生产。2010年之前,该公司70%以上的项目不能按计划完成,即使项目计划在项目开展过程中经过多次调整,最终项目完成情况与计划仍然相差甚远。

于是大家都在抱怨:“我们一直在延期,计划不如变化快,制订项目计划毫无意义,不但没有效果,反而浪费工程师的时间。”

计划不如变化快,还做计划干嘛?这是技术大佬们经常提到的问题。

帕金森定律

西里尔·诺斯古德·帕金森所著的《帕金森定律》一书记录了一个老太太寄明信片的故事。帕金森发现,人做一件事所耗费的时间差别很大:一位老太太要给侄女寄明信片,她用了1个小时找明信片,1个小时选择明信片,找侄女的地址又用了30分钟,1个多小时用来写祝词,决定去寄明信片时是否带雨伞,又用去20分钟。做完这一切,老太太劳累不堪。同样的事,一个工作特别忙的人可能花费5分钟在上班的途中就顺手做了。

帕金森认为,工作会自动占满一个人所有可用的时间,工作总会拖到最后一刻才能完成。如果一个人给自己安排了充裕的时间去完成一项工作,他就会放慢节奏或者增加其他项目以便用掉所有的时间。工作膨胀出来的复杂性会使工作显得很重要,在这种时间弹性很大的环境中,人并不会感到轻松。相反会因为工作的拖沓、膨胀而苦闷、劳累,从而精疲力竭。

某个星期五的上午,公司企管部经理小张一上班就被总经理叫去。“小张,下周四公司要开一个高层管理会议,会上我们将讨论下个季度公司的市场策划。这样,你先拿出一个初步方案来。”因为今天还有些部门的事要处理,而且小张也希望仔细准备一下以便能够展示自己新的创意,尽管小张有把握半天即拿出策划方案,他还是对总经理说,下周三上午提交初步策划方案。“星期三?太晚了,我还要先看一看。这样吧,你周末辛苦辛苦,星期一一早交给我。”小张为争取到了三天的时间暗暗高兴,他下定决心,一定要将策划方案做好。

小张会在什么时候开始撰写策划方案呢?一般说来会有以下三种情形。

第一,拖到星期天下午做。这种情况是最常见的,因为只要半天就可以完成了嘛。遗憾的是,星期天下午常常有事,而且这些事常常是不得不做。那么,小张只能晚上加班了。那时,“在策划方案中充分展示创意”等已经无暇顾及了,其最后的结果是,要么星期一上午不能按时提交,要么提交的策划方案连小张自己也不满意。

第二,小张星期五上午就完成了。但是,他会将方案提交给老总吗?一般不会,因为到星期一上午交差是争取来的。如果星期五上午就提交的话,很可能不仅不会得到表扬,还会得到批评:“这么快就完成了?不要偷工减料,不是说了星期一上午给我吗?周末好好弄一弄,做漂亮点。”

第三,星期五上午小张就完成了,而且也提交给了老总。即使老总表扬了小张,但他的提前完成会使公司的高层管理会议提前召开吗?不会,因为计划是在下周四召开,那些与会者已经将下周四之前的时间做了别的安排了。

想一下我们周围的现状吧。调研发现,公司投标前一天的工作都在对标书进行打印、装订、签字、盖章……几乎无一例外!可是,按照《中华人民共和国招标投标法》的规定至少还有20天的投标准备期,之前都干什么去了呢?

每个周末的晚上,公司宣传部小明几乎都在赶稿,多年来不胜其烦。其实,上班时间写一篇通讯稿,只需两小时即能完成,但周末有了宽松的两天时间,小明在网上东游游、西逛逛,直到周日晚上,心里有了交稿的紧迫感,才能静下心来,急急忙忙完成草稿。

“帕金森定律”告诉我们:人做一件事情,耗费的时间越长,就会感觉越累。工作会自动占满自己的时间,如果你给了自己充足的时间去完成某项工作,你一定会不自觉地放慢节奏至最后的时间期限,才集中精力去完成这项工作。所以,你会因为时间的拖沓和最后的紧迫感而感到劳累,筋疲力尽。

“帕金森定律”还指出,为了避免无事忙,必须制订工作计划,更要明确工作完成的最后期限,这个期限越近,工作效率越明显。

如果投标需要准备10个文件,投标准备期为20天;就可以制订一个计划:每两天准备一个文件,每两天做一次检查,到第20天时(投标前一日)只要完成一个文件即可,这样可以有效避免投标前一日的工作忙乱。

请记住:制订计划是应对“帕金森定律”的最有效手段。

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