远程工作的五个层次 – 以及为什么您可能处于第2层

COVID-19 迫使世界各地的公司制定或创建远程工作协议。Box,亚马逊,Airbnb,Facebook,谷歌和微软等公司都告诉员工“在家工作”的变化。

房地产,会计和地方政府等领域的传统组织也是如此。

许多新的远程工作者似乎把简单地下载腾讯会议、使用 Tita 和访问Email与解决远程工作问题混为一谈。

但是拥有一个球和一枚戒指并不是一个NBA篮球运动员所能做到的。

Automattic

在远程工作领域,很少有公司能比Automattic做得更好,后者是Wordpress背后的公司,后者为Internet上所有网站的35%提供支持。

Automattic拥有1,170名员工,分布在超过75个国家/地区,使用93种语言。它拥有30亿美元的公司估值,并进行了几项重大收购,例如WooCommerce和博客平台Tumblr。

该公司没有办公室,其员工几乎都是在线合作。


马特·穆伦维格(Matt Mullenweg)

Automattic的创始人马特·穆伦维格Matt Mullenweg)最近出现在萨姆·哈里斯Sam Harris)受欢迎的《制作感》播客(下)中,谈论他所说的五个分布式团队(他更喜欢“分布式”而不是“远程”)。因为后者意味着仍然存在中心工作位置)。

令人鼓舞的(至少对我来说),穆伦维格的想法与我对许多客户和合作伙伴所说的相呼应- 工具的使用方式与您使用的方式一样好。实际上,滥用工具实际上会使我们的生产力降低-如此处所示。

以下是我对穆伦维格在远程工作的五个层面上的观点的解释和释义。如果我无视上下文,向Matt表示歉意!

分布式团队的五个层次

第1级:没有刻意采取的行动

公司没有为支持远程工作而做任何故意的事情,但是员工如果在家呆一天,仍然可以保持一定的控制力。

他们可以使用智能手机和电子邮件。也许他们参加了几次会议。

但是他们会推迟大多数事情,直到他们回到办公室,这将成为他们束缚自己的阴影。

1级是绝大多数组织发生在COVID19爆发之前的地方。

级别2:重新创建 Office Online

这是大多数组织(特别是传统组织)现在居住的地方。

在这里,您的员工可以使用视频会议软件(例如Zoom),即时消息收发软件(例如企业微信)和电子邮件,但是他们没有重新设计工作以利用新媒体,而是最终最终在线重新创建了他们在工作中的工作方式。办公室。

这扩展到了许多渗透到现代办公室的不良习惯,并抑制了知识工作者实际思考的能力-这是通过两个人每天可以进行10人的视频通话,而每天60个以上的通话中断了-现在通过Slack和电话,全天不定期地检查和回复电子邮件超过70次,或者所有员工都希望获得高响应能力,从而使他们像帕夫洛夫的狗一样被绑在桌面上。

Mullenweg将缺乏围绕媒体进行重新设计的工作等同于1930年代的广播剧,这实质上是对电波的表演。当时还没有完全考虑或赞赏将内容调整为适合无线电媒体的方式。

这有点像许多价值数百万美元的数字转换项目,通过这些数字化项目,可以有效地对1980年代创建的残破和冗余流程进行数字化,但是请耐心等待,它们仍然被破坏,并且仍然是多余的。

在第2级,人们仍有望从早9晚5在线联机,并且在某些情况下,该网站基本上受间谍软件的影响,雇主在其员工机器上安装屏幕记录软件(例如RescueTime),以便他们可以扮演老大哥的角色。

如果您位于2级,则还有很长的路要走。

第3级:适应媒体

在第3级,组织开始适应并利用该介质。Mullenweg指向共享文档(例如Google Doc),该文档在讨论期间所有人都可以看到并实时更新,因此可以对讨论和决定的内容达成共识,从而消除了因翻译错误而遗失的风险然后浪费时间。

正是在这个阶段,公司也开始为员工提供更好的设备投资,例如视频通话照明和消除背景噪音的麦克风。

随着越来越多的公司采用远程工作,有效的书面沟通变得至关重要。由于一时兴起对“跳跃通话”的厌恶,以及对异步通信的偏爱(稍后会详细介绍),Automattic的大多数通信都是基于文本的,因此清晰而及时的表达就成为关键。

实际上,Mullenweg表示,公司的大部分招聘工作都是通过短信进行的,而不是通过求职电话或电话接听。

关于会议:

  • 仅在绝对必要时召开会议,并且通过快速的临时对话,电话,电子邮件,文本或即时消息无法达到相同的结果。
  • 默认情况下,将会议设置为15分钟,并且仅在绝对必要时才延长会议时间(会议时间越短,您必须越简洁,无聊的闲聊和漫长的时间就越少)。
  • 设定一个特定的议程并在会议中取得理想的结果。
  • 只邀请“必须拥有”的人(除非这是一个重大的Type-1决定,否则两个人通常应该在很少的情况下由三个人来做)。
  • 商定下一步,分配负责人并设定截止日期(这对于避免回旋镖会议尤为重要)。
  • 永远不会使用会议只是为了传达信息,这就是电子邮件或IM的目的。许多人确实已经知道所有这些会议实际上都是电子邮件。

级别4:异步通信

“只要适合我,我就会去做。” 这就是异步通信的本质。

现实情况是,大多数事情不需要立即响应。对于大多数事情,单向电子邮件或即时消息应该可以完成工作,收件人会在适合他们时做出响应。

如果确实很紧急,则沟通方式应反映出这一点。拿起电话,或轻拍那个人的肩膀,但前提是确实很紧急。

除了为知识工作者提供时间思考,创造和进入流程状态(一种心理状态,根据麦肯锡所言,我们的生产力提高了五倍)带来的明显和巨大的好处之外,异步通信还使人们倾向于做出更好的决策。

正如罗伯特·格林(Robert Greene)所说,如果您想消除情绪波动,请增加响应时间。让人们有时间在问题和响应之间进行思考,而不是成为模糊会议中或脑海中浮现出的第一件事的受害者,这会随着时间的推移为组织带来复合收益。

为了避免网球比赛和重复劳动,请确保异步消息:

  • 提供足够的背景细节,必要时提供所需的明确行动项目和结果。
  • 提供截止日期
  • 如果收件人无法满足您的要求,请提供求助之路。

例如:

嘿,谢伊

附件是我们新成立的分公司的公司注册文件。

请在要求的地方签名文档,并在本星期五下午4点之前将其发送回给我。

如果您有任何疑问,请致电555 1983与我联系。

真正实践异步通信的公司已经走出了工业革命,不再像工厂车间那样将现场状态与生产率,小时数与输出相混淆。

Mullenweg指出,全球分布的团队,他们的工作是异步的,并且掌握着“传递指挥棒”的能力,比当地团队依靠每个人在上午9点到下午5点之间在办公室完成任务的能力多3倍。

我认为,比起一家以实时性和过度沟通为特点的集中化公司,以及与在场的所有人(除了办公室狗)进行协商一致的会议,他们可以做更多的事情。

唤醒夜猫子

谈话中没有讨论的一个因素是表型。

科学表明,我们偏爱的睡眠模式-我们的表型-在出生时就已编程。人们要么是夜猫子,要么是早鸟。

天体物理学家Sabrina Stierwalt为《科学美国人》写道:

我们对一个或另一个的偏好被编码在称为“时钟”或“周期”的基因中,这些基因调节我们的昼夜节律,并与我们的血压,新陈代谢,体温和激素水平相关。

几项研究发现,大约30%至40%的人是夜猫子,这意味着现代的9到5个工作日破坏了将近一半劳动力的创造性和智力性工作。

Stierwalt说,工作日通常从上午7点到9点开始。但是,夜猫子如果早起就可能经历“社交时差”,也就是说,他们感觉就像过夜飞行后出现时差一样。早起的人不太可能经历社交时差,这使他们比夜猫子更具优势。

研究表明,虽然早起的人在早上更加机警,但相比起早起的鸟儿,夜猫子在醒来后10个小时表现出更强的注意力和更长的注意力持续时间。

异步公司为夜猫子提供了更大的灵活性,让他们可以在以后的一天中开始新的工作,只要它们与同事的工作日之间有可行的重叠。

Mullenweg说,Automattic处于4级。

5级:“极乐世界”

这是您的分布式团队比任何面对面的团队都能够更好地工作的地方。Mullenweg将这一级别等同于在组织的文化和人们所工作的自然环境方面更加强调“环境设计”。

穿越疫情,远程办公的内核:OKR目标+工作计划

远程办公,最大的挑战就是管理和沟通效率大大降低,那你有没有想过导致这种情况发生的原因是什么呢?现在工作中会出现两个比较常见的问题:工作不透明、信息壁垒,上级往往很多时候不清楚员工在做那些工作,也得不到有效的反馈,使得工作不断推迟,即便是集中办公都有类似的问题,那远程办公更是突出。这个问题如何解决呢?

从3号开始,我们也开始的远程办公模式,这并不是我们第一次远程办公,在其他城市,我们也有不坐班伙伴和我们一起线上协作,在这种工作模式下,我们主要做了一个工作,那就是目标和工作计划:

目标是方向。明确团队目标和个人目标,增强个人对目标的承诺感,清晰所做的工作是为了什么,上下一心,共同完成团队目标。比如今天我给销售团队每个人的目标是开发出两个高意向客户或一个可控客户,并没有要求他们打多少电话、聊多少微信,具体的工作计划他们可以自己设定,那到晚上总结工作的时候,发现一半的人可以完成目标,没有完成的,也能清晰的说出今天为了目标做了哪些工作,有哪些不足,明天想到的新方法是什么。我并没有去干涉他们的具体工作,但他们依然完成的很好。在目标管理方面,推荐OKR工具进行公司以及团队的目标管理,OKR是硅谷以及国内的很多互联网公司越来越流行的目标管理工具。OKR 是一个比较适合远程工作团队的目标管理工具,OKR 还有一个很重要的特点:透明,每个团队都可以看到别的团队的 OKRs。

工作结果是依据。结果是判定工作效率的重要指标,能够清晰的反馈工作的状态。正如上所说一样,有目标就去完成,有结果就能反馈,至少他在没有结果的时候会去认真的想怎么去做。

OKR目标+工作计划是内核。团队管理中最重要的设定目标和工作计划,全员参与其中,发挥员工的主观能动性。比如在今天的晚会中,要求每个人对于明天的目标想一个新的办法出来,汇总在一起就是很多办法,也就是明天的工作计划,那么大家在明天的工作中方向就会特别明确,也知道具体怎么去做。

远程工作的五个层次 - 以及为什么您可能处于第2层

目标和工作计划就是团队管理的关键点,只要把握住这两点,团队的效率自然会提升,而反馈,我们现在最常用的方法就是盯和催,在这里要注意,你要盯和催的是定目标以及各个阶段的目标,是员工为了达成目标想了什么样的方法,而不是听他具体的反馈哪一件事做的怎么样,哪个客户什么反馈。

其实说了这么多,概括成一句话:这就是OKR工作法。设定目标、分解关键成果、执行具体工作计划、复盘反馈,周而复始,逐渐形成团队的工作文化。这几天关于远程办公的文章很多,有不少做者都认为OKR是远程办公的有效手段,而我们在长期的研发OKR软件及远程办公过程中,运用OKR,真的是给我们带来了裨益。

2020年伊始,当我们把OKR目标和计划能够清晰、高效、透明的在整个公司内部制定、发布和管理起来,远程办公已经具备了初步的可操作性。因为疫情而不得不远程办公,但我相信,远程办公将会在以后越来越普遍,工作受空间地域的影响将越来越小。

缺点

当然,有优点和缺点与大多数的决定。

以下是新近面临的团队面临的三大弊端和担忧,以及如何应对它们:

团队合作与建立

Automattic并没有告诉他们的员工每年11个月在办公室休息4星期,而是翻转脚本。员工每年需要进行11个月的远程工作,每年必须花时间旅行长达4周的时间来进行团队联系和建立活动。

他们还利用定制的应用程序来跟踪谁遇到了谁,然后分配席位,例如在一个宴会上,这样人们就可以与以前从未见过的人坐在一起。

渗透与办公室沟通

每个人都在网上工作时,您会错过水冷器对话,偷听别人说您可以提供帮助的内容,或者只是因为可以参与讨论而对团队的活动有了一般的了解。

为了解决这个问题,Automattic使用了一个称为P2的Wordpress插件,该插件充当内部博客,并且在该地方记录并捕获了大量难以置信的对话和活动。

安全

Mullenweg指出了端点安全性-远程桥接到客户端设备的计算机网络-用于BYOD,例如笔记本电脑和智能手机。

就像Mullenweg所说的那样,另一种选择实质上就变成了单点故障,并损害了防御深度。

相反,我们应该做的是,而不是过分强调访问控制,我们需要防御恶意行为。他指出,超过70%的IT黑客使用社交工程技术进入内部。

目前,在家工作是特权,而不是许多人的权利,所以让我们更加谨慎地对待工作方式,表明我们可以在办公室以外的地方更高效地工作,并可以在任何需要的地方获得工作权更多。

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