Tita | 为什么要召开项目动员会?

项目计划为后期项目执行提供行动纲领,其重要性不言而喻。因此,当项目规划完成后,切忌匆匆忙忙启动项目执行,需知“欲速则不达”的道理。相反,项目经理应该组织一场项目动员会,让项目相关人员充分了解项目之目的和意义,并深刻理解项目的整体计划及各自需要完成的部分,以及他们的职责和权力之所在。

Tita项目管理

项目计划为后期项目执行提供行动纲领,其重要性不言而喻。因此,当项目规划完成后,切忌匆匆忙忙启动项目执行,需知“欲速则不达”的道理。相反,项目经理应该组织一场项目动员会,让项目相关人员充分了解项目之目的和意义,并深刻理解项目的整体计划及各自需要完成的部分,以及他们的职责和权力之所在。

项目动员会的意义

项目动员会的召开意味着项目规划阶段已正式完成,项目执行阶段即将正式启动。这个时刻就好似足球场上,比赛哨声吹响前的那一刻,确保队员理解如何进攻和防守是教练义不容辞的责任。

在项目管理中,项目经理就如同球队教练,攻守大计需要了然于胸,这样才不至于忙中出错。不同于项目之初,为数不多的几个核心团队成员一起制作项目章程和项目计划,项目动员会则需要召集所有相关干系人来参加,这样可以让他们知道并理解项目需要达到什么目的、项目交付成果是什么以及项目如何执行等问题,其重要性可由下面三点来说明。

统一团队思想

召开项目动员会,目的之一是统一思想,这样项目各干系人才能同心同德,为项目成功添砖加瓦,具体体现在如下几个方面:

统一团队思想认识。项目相关人员需要对项目管理的思路,策略、计划等形成统一认识,将思想和行动统一到项目整体决策部署上来,把智慧和力量凝聚到一起。这样既可以减少团队成员执行计划任务的偏差,也可以提高团队成员对项目的参与感与责任心。

建立项目统一战线。项目经理应该邀请项目双方领导参加项目动员会,一是体现领导支持(这样部分项目人员才会对项目经理建立信心),二是增强领导对项目的信心(说明项目已万事俱备)。这样大家互相传递给对方的,都是满满的正能量。

统一项目团队步伐。人的特性决定很容易只关注局部(关注自己所需要完成的任务)而忽略整体(项目所需要达到的整体目标)。项目动员会提供了难得的机会向项目成员说明项目的计划及整体部署,以及项目各部分内容对整体目标实现所起到的作用,这样才能统一团队成员的步伐,在执行中形成合力。

解释项目角色

召开项目动员会,目的之二是解释项目人员的角色及其职责所在,这样在项目执行过程中各项目人员才能各司其职。具体体现在如下几个方面:

项目人员理解其项目角色及其责任和权力。有这样一个故事,女孩买了一条裤子,一试太长。于是女孩请奶奶、妈妈和姐姐帮忙剪短一点,结果她们都说没空。等她们忙完了,奶奶先把裤子剪短了一点,姐姐接着又把裤子剪短了一点,妈妈不知情又把裤子再剪短了一点,最后裤子没法穿了。项目管理中如果要避免这样的情况,就必须有明确的分工,项目角色定义清楚,项目人员才能各司其职。

项目人员理解具体的项目分工及责任到人。确保这一点最好的方法就是建立起“问责制”,本书前面介绍的RACI工具就是一个非常实用的工具。RACI是用来明确各角色及其责任的相对直观的模型,R(Respond)代表谁负责,是该活动具体实施者;A(Accoun)代表谁批准,是最终责任承担者;C(Consult)代表咨询谁,是为项目活动提供咨询意见的人员;I(Inform)代表告知谁,是受活动影响需要被通知到的人员。

说明游戏规则

召开项目动员会,目的之三是将项目运作的游戏规则及考核指标向项目人员解释清楚。这样在项目运行过程中,项目经理才能有效地对项目实施监管和控制。具体解释如下:

解释项目游戏规则与项目考核指标。游戏规则为员工提供了行为准则,而考核指标分为两种,第一种是对项目的考核指标,一般由项目目标分解细化而来;第二种是对员工的考核指标,一般是由项目目标转化成为工作目标而来。

解释项目考核指标与员工考核指标。这两种考核指标很像学生考试用的考题,考试的内容决定了学生的学习重点。对项目管理而言,考核的内容也决定了团队和个人努力的方向。不少企业热衷于设计KPI,那是因为它能为企业管理提供抓手,以此来测量和评价企业运行的好坏。KPI使用的例子比比皆是,譬如国家在评价地方官员的业绩时测量其所在地区的GDP(国内生产总值)增长,所以不少地方官员为了凸显政绩,千方百计发展GDP(当然有好的一面,譬如促进了城市发展,但也可能有坏的一面,譬如忽略了环境的代价),但这正是KPI的先天不足之处(KPI的理论基础是80/20法则,即80%创造的价值来自20%的关键活动,因而可能忽略了剩下的重要部分)。

解释员工考核指标与个人绩效管理。个人绩效管理必须与奖惩相挂钩,否则就谈不上绩效管理。将考核指标包含在个人绩效评价体系中,这样才能有力促进项目人员完成任务。但需要注意的是,项目经理在设计员工考核指标时,需遵守如前介绍SMART的原则,以便于日后对员工表现进行评价。

项目动员会注意事项

好的开始是成功的一半,用来形容项目动员会一点也不为过,所以项目经理应该对此引起足够的重视。通常情况下,项目动员会受邀人员包括客户方项目发起人、项目指导委员会相关成员项目委托人、客户方项目经理、项目管理团队、项目团队成员,以及双方其他项目相关干系人。

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