工作中最常遇到的问题就是沟通。

  • 如何能在最短的时间做到令对方明白您的目的?
  • 彼此确认好双方的需求?
  • 确保大家都明确任务最终想要达成的效果?

这需要极强的沟通和协作能力,而高效沟通几乎是现下每个团队的管理盲点。

团队沟通是团队协作的基础。 为了更好地合作,就必须确保您的团队沟通是非常有效率的。

部门协作、沟通壁垒、上下级偏差……组织内部如何沟通,才能实现高效率?

团队沟通的方式

团队沟通有多种方式和不同的风格,从口头交流到一条条写下来的书面交流,再到一些无法靠交流实现的任务。

沟通的具体形式取决于您的工作领域和团队结构。以下是团队沟通的最常见的一些形式:

口头沟通: 团队会议,一对一互动,冰冷地谈话,电话;

书面沟通: 纸质文档,电子文档,电子邮件,群组聊天,任务。

没有说哪种形式是对的,哪种是错的, 每一个团队都可以根据自己团队的情况选择合适的沟通形式 。最常见的情况是,团队的leader担负起为团队选择一种合适的沟通方式的责任,帮助他们实现团队目标。

除了沟通方式多种多样外, 每个团队的沟通风格也不一样 ,有些就是严肃的会议模式,有些就是像一起喝下午茶那样轻松的沟通氛围。

就像沟通方式一样,团队沟通风格没有对错。但如果您是团队leader或希望成为团队中有影响力的成员,这可能是您要考虑的事情。

例如,考虑一下自己团队的风格以及团队成员的性格。您的团队成员更多的是内向还是外向?内向的人需要时间来反思和处理信息,而外向的人通常会快速思考并喜欢立即反馈。事实上,大多数团队都有内向和外向的混合,这是管理团队沟通方式时需要考虑的问题。

团队沟通的重要性

大多数有团队合作经验的人都知道团队沟通的重要性。 沟通会影响团队的表现,士气和工作水平 ,这是毋庸置疑的。

团队的每个人都各司其职是很好,但每个人都不可能是独立的工作,大部分工作都需要和同事做沟通。 一个不能很好地沟通的团队就像一个被分解成单独部件的引擎 所有部件都处于良好的状态,但没有其他发动机的部件,单个部件将无法正常工作。您的团队也不例外。每个成员都完成各自的任务,这些任务组合形成完整的项目,而沟通就是将这些任务无缝衔接在一起的重要枢纽。

1. 团队沟通会影响绩效吗?

毫无疑问,沟通是职能团队运作流畅的关键因素,可以在团队绩效中发挥重要作用。许多研究表明, 团队沟通与绩效之间存在相关性 。例如,根据Hassall的研究,沟通对绩效的影响取决于手头的任务类型。在这项研究中,研究人员为团队创建了不同类型的任务,然后观察了沟通在成功完成这些任务中的重要性:

这些研究似乎合乎逻辑,但它们不一定是准确的。这些研究表明, 沟通并不一定能完全决定绩效 。作为管理者,需要注意在团队沟通时不要过度概括和简化。当一个团队中涉及多个不同部门时,团队沟通会对绩效变得很重要 。

2. 团队沟通会影响团队凝聚力吗?

凝聚力是高绩效团队中常见的特征。 凝聚力高的团队通常在实现目标方面能更加合作和有效率。有迹象表明,沟通确实有助于组建高绩效团队。但是,它不一定是团队信任发展的关键驱动因素。

高效的团队沟通是否有助于建立信任,或者团队中建立的互相信任是否有助于简单有效的沟通,这并不是很明确。但清楚的是,当您将 互相信任 与 简单有效的团队沟通 相结合时,它有助于建立团队的凝聚力。

如何改善团队沟通

如果您的团队沟通不畅,该怎么办?我们为您提供了以下几种方案,虽然不能确保您的团队沟通能像巧克力一样顺滑,但至少能有所改善。因为每个团队的情况都有所不同,所以,它可能对一些团队有用,对其他团队没什么作用。

1. 确定统一的沟通方式

目前很多团队都是用微信群、qq、甚至是邮件做日常任务中的沟通,这种方式看似是最方便的,但也容易引发两个问题:

1. 频繁切换平台任务,容易漏掉重要信息;

2. 重要文件时间长了会被删掉,不易保存。

建议使用统一的沟通平台,不仅免去切换平台的繁琐,还可以避免聊天中的重要文件丢失。

2. 明确任务的安排

现在公司通常是用项目的方式进行管理,可能一个项目中会包含多个任务,而对于项目的管理却不到位,也许不是同一个项目的成员根本不知道你在做什么,这就导致你手里同时有3、4个项目一起进行,所以我们更建议您公开项目和任务,让团队里的人都能看到你在做什么。

在任务分配时,很多公司都是直接开个会就给每个人分配了安排,这种分工方式很可能会引发任务出错时找不到明确负责人、一个任务多人协作沟通不便、绩效考核难打分等一系列问题。

将任务分配落实到一个具体的形式,给每个任务分配负责人,确认好开始/截止时间,对任务有问题可以随时在任务中提出来,让大家能同步了解任务详情,很好地提升了工作效率。

3. 重要会议提前安排

对于不能通过信息沟通明确的问题,还是采取口头沟通的方式,对于重要任务的沟通最好以会议的形式确定下来,杜绝通过口头确认的方式确定一个任务信息,避免出现任务出错找不到负责人的情况。比如,在一起项目启动前可以约这个项目的主要成员开会,确定一下该项目的目标、流程梳理及注意事项。

会议尽量提前2-3天确认参会人员、各成员的时间安排、并做提前提醒,确保会议的有效性,避免同一个会议需要开两次。

4. 提供共享的信息平台

作为企业文化的一部分,为员工提供一个可以共享项目更新、新想法、问题和疑虑等的平台是种很好的方式。这将有助于团队保持经常联系,减少依赖电子邮件或正式会议的需要(这种方式更多地可能是浪费了时间,并不一定是有效的沟通工具)。

5. 多做些不经意的互动

在中午吃饭或饭后散步聊天时的时间并没有浪费。相反,它是在同事之间建立积极关系的投资,休闲聚会是同事们互相交流角色并建立融洽关系的机会。

当您的员工彼此了解和关心时,他们更有可能了解彼此的沟通方式,协同工作并分享诚实的反馈。这可以为您的团队的工作效率创造奇迹。

6. 尊重和鼓励好过斥责

当团队领导认可你的行为时,你可能会更频繁和积极的沟通。尊重员工的意愿,通过观察团队的成员,制定出一套合适的您团队沟通风格。可以在一个项目结束后举办庆功会,庆祝合作的成功,同时能增强团队凝聚力,有助于企业文化的构建。

当您专注于加强团队内部的沟通时,就可以提高生产力,提高士气,并建立更健康的办公室文化。这就是为什么将有效沟通作为公司优先考虑的重要性。

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