首席执行官CEO需要比行政助理所能提供的更多支持。他们需要Chief of Staff的协助,我们称为:COS。特别是当一个新的CEO带着变革的任务上任时,为Chief of Staff仔细定义目标和关键成果(OKRs)是至关重要的。这些OKRs指导其他决策,如保留或替换高级管理人员,以及公司套件如何分配其时间。

许多CEO没有注意到他们成功的一个关键促成因素,他们Chief of Staff的日常业务是如何管理的。他们没有一个系统来确保他们需要的信息在他们需要的时候可以得到,他们没有一个系统来确保对他们的决定进行跟进。

任何管理大师写一本关于如何成为一个伟大的幕僚长的书,都需要两个幕僚长的OKR例子:

  • 确保CEO在需要知道的时候知道他需要知道的东西,以及
  • 确保行政决定得到及时执行。

成功的Chief of Staff是他们的CEO的眼睛和耳朵,将他们从大量的信息中缓冲出来,给CEO提供创造性领导的空间。

是幕僚长,而不是CEO,确保新任高管不会默认创造其职位空缺的管理层。然而,CEO的工作是构建Chief of Staff的职位,以便Chief of Staff能够实现时间和信息流的效率。

那么,Chief of Staff的职责是什么?

每位首席执行官对这个关键的支持性职位都会有不同的优先考虑,但这里有一些概念化角色的方法:

  • Chief of Staff是一个知己:Chief of Staff效忠于CEO,而不是效忠于其他组织议程。
  • Chief of Staff是一个交通管理者:就像空中交通管制员一样,Chief of Staff负责管理关键的高速入站和出站通信。
  • Chief of Staff是一个筒仓管理者:Chief of Staff决定哪些事情留在组织的小天地里,哪些事情需要引起高层管理的注意。
  • Chief of Staff是一个诚实的经纪人:高级管理层的其他成员代表他们在公司的地盘。Chief of Staff是一个讲真话的人,他考虑的是整个公司的目标。
  • Chief of Staff是一个沟通者:当CEO的注意力被引向其他地方时,Chief of Staff会可靠地传达CEO的目标。

这些比喻适合于OKRs。Chief of Staff最重要的任务之一是管理会议。幕僚长负责推动员工会议、董事会会议、投资者会议、计划会议和士气活动的结构、内容和及时执行。

Chief of Staff帮助CEO管理对各种听众的演讲,并确保CEO通过网络来寻找这些听众。Chief of Staff还协助进行书面沟通

Chief of Staff则确保公司项目按时按预算完成。这个OKR包括管理行政办公室本身的预算。

Chief of Staff的角色随着时间的推移而演变。许多Chief of Staff轮换到其他管理职位。一些Chief of Staff在他们的岗位上成长,甚至适应与不同的CEO一起工作。每个Chief of Staff都需要在工作中成长。

Chief of Staff的职责

了解Chief of Staff与行政助理的概念是很重要的。Chief of Staff的工作职责不包括管理首席执行官的日常日程。Chief of Staff的职责不包括日常的通信或审批职能。与行政助理不同,Chief of Staff在很大程度上独立于首席执行官运作,是公司的行政团队的正式成员。

仔细考虑Chief of Staff角色的合理含义,就能确定有意义的关键绩效指标(KPI)。以下是一些例子:

Chief of Staff们几乎都参与了预算规划,使用来自公司财务部门的信息,任何Chief of Staff的关键绩效指标都是将预算与公司目标相匹配。

Chief of Staff通常推动特殊项目,他们主动确定对公司很重要的特殊项目,如重组员工队伍,审查高管薪酬,制定诉讼框架,以及实施招聘和晋升政策以确保包容性。

Chief of Staff为其CEO要求的会议定下基调,当其他人要求召开会议时,他们会告知CEO群体的动态。他们在不同的会议场所为CEO提供清晰和一致的信息。他们可能会发出信号或使用暗语,引导他们的CEO在公司会议中度过情感上的困难局面。

Chief of Staff让他们的高管了解情况,当A和B计划不奏效时,他们提供C计划、D计划和E计划。

酷炫职位Chief of Staff的OKR思考

Chief of Staff的目标

什么是最佳的Chief of Staff职业道路?Chief of Staff的目标如何促进他们自己的职业发展?

对于轮换的Chief of Staff来说,重要的是意识到他们的职位最终会,嗯,轮换。轮换职位的Chief of Staff应该优先考虑与他们的CEO合作,以确定他们的下一个角色。他们应该把帮助Chief of Staff找到替代他们的人选作为目标,而这个人选将使他们自己未来在公司的职业生涯更加轻松。

当然,并不是每个预设轮岗的Chief of Staff都能排好下一个职位。对于这些Chief of Staff来说,重要的是要有特殊的项目,使他们能够留在公司,或者在找不到这些特殊项目的情况下,在其他公司物色一个新的职位。拥有宝贵技术技能的Chief of Staff通常会找到对公司来说很重要的、没有直接报告责任的开放式项目。或者一个轮换的Chief of Staff会很好地实现生产力和影响力的提升,以至于CEO会找到诱因让他们在计划的任期结束后继续留下来。

长期任职的Chief of Staff需要从CEO和可能的未来CEO的角度来设定他们的目标。尽管他们的CEO对他们的工作描述模糊不清,模棱两可,而且定义不清,但当他们产生表明成功的关键绩效指标时,参谋长就变得不可或缺了。一个能在一个会把其他申请者吓跑的工作中取得成功的Chief of Staff,即使不能在公司获得发展,也能确保长期就业。

Chief of Staff的素质

一个成功的Chief of Staff有许多品质是不适合客观的OKRs的。

Chief of Staff需要成为没有权力的影响大师,他们需要有软性的、微妙的人际关系技巧,以说服多个利益相关者遵守CEO设定的企业目标。他们需要掌握管理专家泰勒-帕里斯(Tyler Parris)所说的 “运动鞋外交”,即在日常互动中 “走动 “公司时促进公司目标的能力。在大多数企业环境中,Chief of Staff需要通过数字沟通来投射出软性的、人际关系的技能。

Chief of Staff需要有管理自我的特殊技能:他们需要策略、平衡和风度,特别是当他们的CEO在这些方面受到挑战时,他们需要能够将公司的人员和活动联系起来。

Chief of Staff需要促进连续性:当行政部门出现危机时,当首席执行官不在时,或者在向新的领导层过渡时,他们要保持工作的连续性。

Chief of Staff职位所必需的软技能可以通过Chief of Staff的客观成绩来评估:

  • Chief of Staff 帮助企业领导人确定公司的战略重点
  • Chief of Staff 推动整个公司的决策和战略优先事项的实时协调
  • Chief of Staff 为有魅力的行政领导创造空间,特别是在初创企业中,通过阐明和加强标准操作程序,防止首席执行官的信息传递被分心
  • Chief of Staff 调整他们的目标,以确保公司的延续性
  • Chief of Staff 帮助CEO引导公司度过困难时期的能力创造了动态的OKR

当CEO需要在一个运行良好的组织中提高效率时,Chief of Staff会帮助CEO保持组织性,并能够专注于重要议题。Chief of Staff了解业务,管理项目,管理关系,并保持公司套件的顺利运行。Chief of Staff尽量减少与首席执行官的直接沟通,而且可能不提供建议。

当CEO需要对公司战略做出重要改变时,Chief of Staff的角色就会改变。现在,Chief of Staff管理好关键项目变得很重要,Chief of Staff进行问题分析和战略思考,简化复杂性,并确保项目的完成。Chief of Staff在项目完成的过程中定期与公司领导直接沟通,并对被指派执行公司新政策的小组发挥领导作用。

当首席执行官在运营、公司文化、技术或战略方面实施重大变革时,Chief of Staff的角色又发生了变化在这些情况下,幕僚长成为首席执行官的风险管理者。Chief of Staff利用对关键人员的个人了解,为CEO的愿景增加价值,并预测和避免问题。Chief of Staff承担着与其他高级管理人员同等的角色,并就一系列的议题向CEO提供建议。

无论为Chief of Staff设定什么样的OKR,CEO的两个品质是成功的关键。当CEO决心拒绝Chief of Staff的建议时,Chief of Staff就无法成功。

习惯于以自己的方式获得一切的CEO们需要的是行政助理,而不是Chief of Staff。

此外,只有当首席执行官和Chief of Staff都有能力给予和接受反馈时,Chief of Staff才能成功。沟通的意愿和能力是必不可少的。

Chief of Staff可以帮助他们的首席执行官持续努力,为他们的公司发挥最大的潜力。正确的Chief of Staff可以为寻求达到高目标的CEO提供坚实的帮助。


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