何为高效PDCA工作术?

何为高效PDCA工作术?
来源:tita.com

在此之前,让我们重新回顾一下PDCA循环是如何运转的。

首先,让我们来看一张研修资料当中经常出现的PDCA循环图。

制订计划,具体实施,成果验证,重新调整。一个循环结束后的成果产出,成为下一个循环的改善方案,或者叫作拓展方案。

这一方案反映在下一个循环当中,同时开启了新一轮的计划、实施、验证和调整。

何为高效PDCA工作术?
来源:《高效PDCA工作术》

至此,各位已经对PDCA循环的基本概念有了一个大致的了解。

之所以说是大致了解,是因为多数人在看到这一轮循环之后,或许都会对其构思表示赞同,觉得它“的确非常重要”,然而也仅此而已……

上面的图表对PDCA循环的构思进行了一番整理,让人看了一目了然。它对理解PDCA循环会有一定的帮助。只是它显得过于简单,对于大家很想知道的“运转PDCA的结果会是怎样?”“各个阶段的基本任务又有哪些?”等,并没有做出明确的回答。

这里,就PDCA的整体形象做一个全面展示。

1.计划(PLAN)

在计划阶段,首先需要确定所要达到的目标。目标不确定,任何事情都无从谈起。而且,这一目标必须制订得尽可能具体。

制订的目标不允许含混不清,例如“早日攀登上较高的山峰”等。要明确制订出目标的具体内容,例如“一年之后的今天,站在面前那座山峰的顶端”。那是因为,目标制订得越具体,目标与当前所处位置之间的距离就越明确。距离明确了,未来一年中应当付出的努力,即必须解决的课题,或者应当采取的路径就会越清晰。

所谓课题,既包括路径的选择,也包括锻炼身体的耐力、筹划登山经费以及准备必要的装备。此外,如果目前考虑到的路径不能够顺利到达顶点,选择新的路径也将成为必须面临的课题之一。

“课题”确定之后,就要考虑为解决课题制订出大致的方向。到此为止,计划阶段可以暂时告一段落。

前面曾经说过,PDCA循环的一半是在制订计划,这样说似乎也不为过。

原本设定的目标是山顶,却向着海边走去,这样的话,目标永远不可能实现。冬季登山,却穿了一双海滨的沙滩凉鞋,这同样显得有些脱离实际。当然,类似这种错误在以后的检验阶段还可以得到纠正,但是如果事先认真制订出计划,这些徒劳的事情就可以避免。

此外,俯瞰地球,你将看到自己所设定的目标(例如,攀登某一高峰)或许和另一个更大的目标(例如,攀登世界最高峰)紧密相连。这样说的目的,是为了使你开阔眼界,了解自己所设目标“在整体目标中所处的位置”。

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按照时间节点,制定工作计划(来源:tita.com)

2.实施(DO)

以上计划阶段,我们已经制订出相应的课题解决方案。紧接着实施阶段,我们要将这一解决方案划分为众多个行动措施,并将这些行动措施落实到具体任务,以利于组织实施。

这个阶段的重点,是尽可能迅速地将行动措施落实为具体任务。

通常情况下,制订了行动措施,知道“必须进行体能训练”,也知道“需要请有经验的教练指导”,但是由于整日忙碌,或者只是因为不感兴趣,便很难将行动措施立即落实为具体任务。如果把目标的达成日期确定在了一年之后,事情就更是如此。

那是因为,如果没有提出明确的要求,人们总是会将“舒适”和“紧迫性”这两个条件作为决定采取行动的唯一标准。

但是,如果将抽象的行动措施编入具体日程,例如“每天早上六点钟准时起床跑步五公里”“晚饭后利用两小时时间上网咨询”等,这就等于把人推上了风口浪尖,迫使自己不得不采取行动。如果再将行动具体化,就更会产生积极向上的巨大效果。

通常情况下,如果计划阶段落伍的人占到了一半,那么实施阶段落伍的人也将达到百分之三十左右。

实施阶段落伍的三成人当中,近百分之七十的人只是制订了抽象的措施,却并没有将措施落实为具体任务。

制订了措施却没有采取行动,以致拖延了PDCA循环的周期,这不能不让人感到遗憾。如果能够以此为鉴,尽快将行动措施落实到具体任务当中,反而可以成倍加快PDCA循环的运转。

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定期更新工作进展,进行沟通协作(来源:tita.com)

3.验证(CHECK)

实际上,计划阶段制订的路径、课题和解决方案,以及实施阶段制订的行动措施与具体任务,都不过是在计划的基础之上设立的假说。因为是在“现有信息基础之上”得到的最佳方案,所以仍然需要在执行过程当中定期反复地对它们进行验证,以确认这一假说的真实性。

然而即使不进行验证,实施环节仍然始终处于运转状态。有人把PDCA循环单纯地理解为,开始于P并且按照一定的顺序不间断地连续运转。现实当中,PDCA循环一旦在最初阶段制订了计划,其后的主体便转移到了实施环节。在这一环节当中,人们将随时对实施情况进行验证和调整,根据情况还要对计划做出适当修正。为此,这就给人一种错觉,似乎不进行验证(只要PDCA循环不停地运转),仍然可以根据当初制订的计划实现总体目标。

殊不知,这其实是PDCA循环中的一个陷阱。

早上起床后仍在坚持长跑训练,可身体却早已具备了足够的耐力。既然如此,坚持长跑训练似乎就显得不那么重要了。明智的做法是,腾出更多的时间用于攀岩技巧的训练。

另一方面,与其在网上收集信息,不如直接去登山者协会聘请高手,那样似乎更加稳妥。

像这样,由于对实施方案进行了实时的验证,极大地减少了实施阶段的“无效作业”。

在实施阶段,如果对于自己设立的假说不抱信心,就无法激发更高的热情,当初设定的目标也极有可能半途而废。为此,实施阶段充满自信就显得尤其重要。

相反,在对成果进行验证时,用客观的眼光提出一些问题,例如“是否还有更高效的方法?”“难道没有其他办法了吗?”“是否仍存在着潜在的课题?”,以示对自己当初建立起来的假说抱有一丝疑虑,同样显得特别重要。

实施起来充满信心!验证起来疑神疑鬼!

这便是PDCA的基本理念。

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实时监督和检查下属的工作计划和进展(来源:tita.com)

4.调整(ADJUST)

通常第四个阶段被称为“改善”或者“行动”(ACTION)阶段。

第一次接触PDCA的概念,多数人会觉得“DO”和“ACTION”都有“做”或者“干”的意思,两者之间并没有多大区别,因此极易造成混淆。不仅如此,通常使用的“改善”一词当中并未包括“提高”的含义,因此很有可能将提升方案忽略。

根据验证结果,提出调整方案,并转入到下一个PDCA循环。

调整方案,归纳起来有以下四大种类。
·对总体目标的调整
·对实施计划的大幅度调整
·对解决方案以及具体措施的调整
·不需要调整

所谓对总体目标的调整,是指在收集信息以及对现状验证的基础之上,其结果导致改变目标所指的方向,或者推迟目标达成的日期。有时,这种情况也可以认为是当前的PDCA陷入中断,新的PDCA重新开启。

或者也可以认为,登山训练一切正常,但是由于某种原因,登山训练者背负了巨大的债务,从而使得偿还贷款问题浮出水面。这时,从攀登顶峰这一总体目标看,尽管偿还贷款只是诸多课题之一,但是鉴于总体目标责任之重大,暂时与原有目标分离,重新建立起独立的目标或许更为现实。像这样,在原有PDCA运转的同时,经常也会有新的PDCA循环开始运转。

所谓实施计划的大幅度变更,主要是由于以往不曾显现的课题浮出了水面,以至于不得不大幅度调整现有计划。即使没有面临上述“偿还贷款”那么严重的课题,但是由于“不得不在当地寻找登山向导”等新课题的出现,也必须重新收集信息并研究解决方案,从而导致PDCA循环速度大幅度下降。

所谓对解决方案以及具体措施的调整,是指处于实施阶段上的细微修正。在整体计划不变的情况下,调整课题的优先顺序,选择更为适当的手段方法,从而对整个进程进行细微的调整。经过数个循环之后PDCA的精度已经得到大幅度的提高,为此只要进行细微的调整便可以满足整体要求,使得PDCA循环达到高速连续的运转。

有时验证结果一切进展顺利,也就不再需要做任何调整。说起PDCA,似乎让人觉得必须不停地进行各种调整,但是如果经常对整个进程给予足够的关注,有时也就不再需要做任何调整。

综上所述,在整个调整阶段,根据不同的验证结果调整方式也不尽相同,这便是调整阶段具有的特征之一。

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定期复盘总结,制定新的行动计划(来源:tita.com)
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